第一章 總 則

第一條 為規范水土保持行政執法行為，提高水土保持行政執法文書制作水平，根據《水土保持法》、《行政強制法》、《行政處罰法》、《行政復議法》、《水行政處罰實施辦法》，結合水土保持行政執法工作實際，制定本規范。
第二條 本規范適用于監督檢查、行政處罰等水土保持行政執法文書的制作。
第三條 水土保持行政執法文書的內容必須符合有關法律、法規和規章的規定，做到格式統一、內容完整、表述清楚、用語規范。
第四條 水土保持行政執法文書分為內部文書和外部文書。
內部文書是指在水土保持行政處罰機關內部使用，記錄內部工作流程，規范執法工作運轉程序的文書。
外部文書是指水土保持行政處罰機關對外使用，對處罰機關和行政相對人均具有法律效力的文書。

第二章 文書制作基本要求

第五條 水土保持行政執法文書應當按照規定的格式制作。
文書應當使用藍黑色或黑色筆填寫，做到字跡清楚、文面整潔。
水土保持行政處罰機關制作文書時應當按照規定的格式印制后填寫。有條件的，可以按照規定的格式打印制作。
第六條 文書設定的欄目，應當逐項填寫，不得遺漏和隨意修改。無需填寫的，應當用斜線劃去。
文書中除編號和價格、數量等必須使用阿拉伯數字的外，應當使用漢字。
第七條 文書應當使用公文語體，語言規范、簡練、嚴謹、平實。
應當正確使用標點符號，避免產生歧義。
第八條 文書中“案由”填寫為“違法行為定性+案”，例如： 未編制水土保持方案開工案。
在立案和調查取證階段文書中“案由”應當填寫為：“涉嫌+違法行為定性+案”。
第九條 文書中當事人情況應當按如下要求填寫：
（一）根據案件情況確定“個人”或者“單位”，“個人”、“單位”兩欄不能同時填寫。
（二）當事人為個人的，姓名應填寫身份證或戶口簿上的姓名；住址應填寫常住地址或居住地址；“年齡”應以公歷周歲為準。
（三）當事人為法人或者其他組織的，填寫的單位名稱、法定代表人（負責人）、地址等事項應與工商登記注冊信息一致。
（四）當事人名稱前后應一致。
第十條 詢問筆錄、現場檢查筆錄、聽證筆錄等文書，應當場交當事人閱讀或者向當事人宣讀，并由當事人逐頁簽字或蓋章確認。當事人拒絕簽字蓋章或拒不到場的，執法人員應當在筆錄中注明，并可以邀請在場的其他人員簽字。
記錄有遺漏或者有差錯的，可以補充和修改，并由當事人在改動處簽章或捺指印確認。
第十一條 執法文書首頁不夠記錄時，可以附紙記錄，但應當注明頁碼，由相關人員簽名并注明日期。
第十二條 文書中執法機構、處罰機關的審核或審批意見應表述明確，沒有歧義。
第十三條 需要交付當事人的外部文書中設有簽收欄的，由當事人直接簽收；也可以由其成年直系親屬代簽收。
文書中沒有設簽收欄的，應當使用送達回證。
第十四條 文書中注明加蓋處罰機關印章的地方必須加蓋印章，加蓋印章應當清晰、端正，要“騎年蓋月”。

第三章 具體文書適用及制作

第十五條 水土保持違法案件立案審批表是指水土保持處罰機關在辦理一般程序案件中，用以履行報批立案手續的文書。
“案件來源”欄應當按照檢查發現、群眾舉報、上級交辦、有關部門移送、媒體曝光、違法行為人交待等情況據實填寫。
“案情簡介”欄應當寫明當事人涉嫌違法的事實、證據等簡要情況以及涉嫌違反的相關法律規定。　
第十六條 現場檢查筆錄是指執法人員對與涉嫌違法行為有關的物品、場所等進行檢查的文字圖形記載和描述。
現場檢查筆錄要對所檢查的物品名稱、數量、包裝形式、規格或所勘驗的現場具體地點、范圍、狀況等作全面、客觀、準確的記錄。
需要繪制勘驗圖的，可另附紙。
對現場繪制的勘驗圖、拍攝的照片和攝像、錄音等資料應當在筆錄中注明。
第十七條 詢問筆錄是指為查明案件事實，收集證據，而向相關人員調查了解有關案件情況的文字記載。
詢問筆錄應當記錄被詢問人提供的與案件有關的全部情況，包括案件發生的時間、地點、情形、事實經過、因果關系及后果等。
詢問時應當有兩名以上執法人員在場，并做到一個被詢問人一份筆錄，一問一答。詢問人提出的問題，如被詢問人不回答或者拒絕回答的，應當寫明被詢問人的態度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括號標記。
第十八條 抽樣取證物品清單是指執法人員在執法過程中，抽取涉嫌違法物品樣品保存作證據或送交有關部門鑒定而制作的文書。
抽取樣品應當按照有關技術規范要求進行。抽樣送檢的樣品應當在現場封樣，由當事人和執法人員共同簽字或蓋章。
第十九條 先行登記保存通知書是指水土保持行政處罰機關在查處案件過程中，對可能滅失或者以后難以取得的證據進行登記保存時使用的文書。
處罰機關應當根據需要選擇就地或異地保存。
處罰機關可以在登記保存的相關物品和場所加貼封條，封條應當標明日期，并加蓋處罰機關印章。
文書中應當對被保存物品的名稱、規格、數量、單位作清楚記錄。
第二十條 登記保存物品處理決定書是指水土保持行政處罰機關在規定的期限內對被登記保存的物品作出處理決定并告知當事人的文書。
處理通知書應當寫明當事人姓名（或名稱）、登記保存作出的時間及具體處理決定。
處罰機關可視具體處理情況制作物品清單。
第二十一條 水土保持查封（扣押）通知書是指水土保持行政處罰機關在案件調查過程中依照有關法律法規對涉案場所、設施或者財物采取強制措施，實施查封（扣押）的文書。
水土保持查封（扣押）通知書應當載明下列事項：
（一）當事人的姓名或者名稱、地址；
（二）查封、扣押的理由、依據和期限；
（三）查封、扣押場所、設施或者財物的名稱、數量等；
（四）申請行政復議或者提起行政訴訟的途徑和期限；
（五）行政機關的名稱、印章和日期。
查封、扣押清單一式二份，由當事人和行政機關分別保存。
查封、扣押時，應當對相關場所、設施或者財物加貼封條，封條應當標明查封（扣押）日期，并加蓋處罰機關印章。
第二十二條 水土保持解除查封（扣押）通知書是指經水土保持行政處罰機關調查核實，依法對查封（扣押）物品解除強制措施并告知當事人的文書。
處罰機關在做出解除查封（扣押）決定時，應當制作解除查封（扣押）清單。解除查封（扣押）的財物要與查封（扣押）時的財物核對無誤。對查封（扣押）財物部分解除時，清單應當寫清解除查封扣押財物的具體情況。
第二十三條 水土保持違法案件調查報告是指案件調查結束后，執法人員就案件調查經過、證據材料、調查結論及處理意見報請處罰機關負責人審批的文書。
“調查事實及證據”欄，填寫調查確認的違法時間、地點、行為、后果等違法事實及有關證據等。
“處理建議及證據”欄應當由執法人員根據案件調查情況和有關法律、法規的規定提出處理意見。據以立案的違法事實不存在的，應當寫明建議終結調查并結案等內容；對依法應給予行政處罰的，應當寫明給予行政處罰的種類、幅度及法律依據等。
“機關負責人意見”欄，應當寫明具體審核意見，由負責人簽名或同時加蓋審核機構印章。
第二十四條 責令改正水事違法行為決定書是指水土保持行政處罰機關依據有關法律、法規的規定，責令違法行為人立即或在一定期限內糾正違法行為的文書。
責令改正通知書應當寫明具體的法律依據和責令改正違法行為的時限。
第二十五條 水土保持補償費征收決定書是向未按照規定繳納水土保持補償費的違法行為人征收水土保持補償費的文書。
征收決定書應載明違法行為人的單位、名稱、地址，征費標準、數額、繳納時限。
第二十六條 水土流失治理代履行決定書是指縣級以上水行政主管部門指定有治理能力的單位代替違反規定不履行水土流失治理義務的單位進行水土流失治理的文書。
代履行決定書應當載明當事人的姓名或者名稱、地址，代履行的理由和依據、方式和時間、標的、費用預算以及代履行人；代履行三日前，催告當事人履行，當事人履行的，停止代履行代履行時，作出決定的行政機關應當派員到場監督；代履行完畢，行政機關到場監督的工作人員、代履行人和當事人或者見證人應當在執行文書上簽名或者蓋章。　代履行的費用按照成本合理確定，由當事人承擔。代履行不得采用暴力、脅迫以及其他非法方式。（水土保持法五十六條、行政強執法五十一條）
第二十七條 水土保持行政處罰事先告知書是指水土保持行政處罰機關在作出行政處罰決定前，告知當事人擬作出的行政處罰決定的事實、理由、依據以及當事人依法享有的權利的文書。
處罰機關應當根據案件是否符合聽證條件，決定適用一般案件文書或聽證案件文書。
行政處罰事先告知書應當寫明當事人的違法事實、違反的法律條款、擬作出行政處罰的種類、數額及法律依據，并告知當事人享有的陳述和申辯的權利。
對違法事實的描述應當完整、明確、客觀，不得使用結論性語言。
第二十八條 水土保持行政處罰聽證會告知書是指水土保持行政處罰機關向當事人告知聽證權利的文書。水土保持行政處罰聽證會告知書應當寫明當事人要求舉行聽證的權利及法定期限，并注明聯系人、聯系電話和行政處罰機關地址等。
第二十九條 聽證會公告書是指水土保持行政處罰機關決定舉行聽證會并向社會公告聽證會事項的文書。聽證會公告書應當公告舉行聽證會的案由、時間、地點、聽證注意事項等，由組織聽證的行政機關在舉行聽證的3日前公開張貼。
第三十條 聽證筆錄是指記錄聽證過程和內容的文書。
“主持人”、“記錄人”、“案件調查人”欄填寫上述人員的姓名、工作單位及職務。
“聽證記錄”應當寫明案件調查人員提出的違法事實、證據和處罰意見，當事人陳述、申辯的理由和以及是否提供新的證據，證人證言、質證過程等內容。
案件調查人員、當事人或其委托代理人、主持人、記錄人應當在筆錄上逐頁簽名并在尾頁注明日期；證人應當在記錄其證言之頁簽名，寫明“以上筆錄已閱，無誤”字樣。
第三十一條 聽證報告是指聽證會結束后，聽證主持人向處罰機關負責人報告聽證會情況并提出案件處理意見的文書。
“案件事實及證據”欄應當填寫聽證確認的違法時間、地點、行為、后果等違法事實及有關證據。
“處理建議及依據”欄，應當由聽證主持人根據聽證情況，對擬作出的行政處罰決定的事實、理由、法律法規依據做出評判并提出傾向性處理意見，聽證主持人應簽名或蓋章。
聽證主持人向處罰機關負責人提交報告書時，應當附聽證筆錄。
“機關負責人意見”欄，行政機關負責人應簽名或蓋章。
第三十二條 水土保持行政處罰決定書是指水土保持行政處罰機關依法適用一般程序，對當事人作出行政處罰決定時使用的文書。
對違法事實的描述應當全面、客觀，闡明違法行為的基本事實，即何時、何地、何人、采取何種方式或手段、產生何種行為后果等；列舉證據應當注意證據的證明力，對證據的作用和證據之間的關系進行說明。
應當對當事人陳述申辯意見的采納情況及理由予以說明；對經過聽證程序的，文書中應當載明。
作出處罰決定所依據的法律、法規、規章應當寫明全稱，列明適用的條、款、項、目。
有從輕或者減輕情節，依法予以從輕或者減輕處罰的，應當寫明。
第三十三條 送達回證是指水土保持行政處罰機關將執法文書送達當事人的回執證明文書。
“送達文書名稱”、 “送達文書編號”欄，填寫水土保持行政執法文書的名稱、編號。“被送達人”欄，填寫當事人的姓名或者單位名稱和地址。送達地點為交付文書的具體地點，送達方式為直接送達、留置送達、郵寄送達。“送達人”欄，由送達人簽名或蓋章。“被送達人簽名或蓋章”欄，由被送達人簽名或蓋章；被送達人是法人或其他組織的，可由負責收件的人簽收。被送達人是自然人的，代收人應在“代收人及代收理由”欄內簽名或蓋章，并注明與被送達人的關系。被送達人或者他的同住成年家屬拒絕簽收的以留置送達方式送達，并在“備注”欄注明情況。
第三十四條 登記保存物品處理決定書是指水土保持行政處罰機關對先行登記保存的物品依法進行處理的記載。
處理決定應當載明對先行登記保存物品處理的時間、地點、方式，參與處理的執法人員應當在記錄上簽字。（《行政處罰法》第37條2款、《水行政處罰實施辦法》第28條2款） 　
第三十五條 強制執行申請書是當事人逾期不履行水土保持行政處罰決定或者水土保持行政措施決定，行政機關依法申請人民法院強制執行的文書。
強制執行申請書應寫明當事人在法定期限內是否提起行政復議、行政訴訟及復議、訴訟情況；寫明申請強制執行的具體內容。
第三十六條? 案件移送書是將違法行為嚴重的需給予治安管理處罰或構成犯罪需追究刑事責任的案件移送有關機關而使用的文書。
第三十七條 水土保持案件結案報告是指案件終結后，執法人員報請水土保持處罰機關負責人批準結案的文書。
結案報告應當對案件的辦理情況進行總結，對給予行政處罰的，寫明處罰決定的內容及執行情況；不予行政處罰的應當寫明理由；予以撤銷案件的，寫明撤銷的理由。

第四章 文書歸檔及管理

第三十八條 一般程序案件應當按照一案一卷進行組卷；材料過多的，可一案多卷。
簡易程序案件可以多案合并組卷。
第三十九條 卷內文書材料應當齊全完整，無重份或多余材料。
第四十條 案卷應當制作封面、卷內目錄和備考表。
封面題名應當由當事人和違法行為定性兩部分組成，如關于未編制水土保持方案開工案。
卷內目錄應當包括序號、題名、頁號和備注等內容，按卷內文書材料排列順序逐件填寫。
備考表應當填寫卷中需要說明的情況，并由立卷人、檢查人簽名。
第四十一條 案件文書材料按照下列順序整理歸檔：
(一)案卷封面；
(二)卷內目錄；
(三)水土保持行政處罰決定書；責令改正水事違法行為決定書；水土保持補償費征收決定書；水土流失治理代履行決定書；
(四)立案審批表；
(五)詢問筆錄、現場檢查筆錄、抽樣取證物品清單、登記保存物品清單、登記保存物品處理決定書、水土保持查封（扣押）通知書、水土保持解除查封（扣押）通知書等；
(六)水土保持行政處罰事先告知書等；
(七)水土保持行政處罰聽證會告知書、聽證公告書（存根）、聽證筆錄、聽證報告等聽證文書；
(八)執行的票據等材料；
(九)登記保存物品清單等；
(十)送達回證等其他有關材料；
（十一）案件移送書；
(十二)水土保持案件結案報告；
(十三)備考表。
第四十二條 不能隨文書裝訂立卷的錄音、錄像等證據材料應當放入證據袋中，并注明錄制內容、數量、時間、地點、制作人等，隨卷歸檔。
第四十三條 當事人申請行政復議和提起行政訴訟或者行政機關申請人民法院強制執行的案卷，可以在案件辦結后附入原卷歸檔。
第四十四條 卷內文件材料應當用阿拉伯數字從“1”開始依次用鉛筆編寫頁號；頁號編寫在有字跡頁面正面的右上角和背面的左上角；大張材料折疊后應當在有字跡頁面的右上角編寫頁號；A4橫印材料應當字頭朝裝訂線擺放好再編寫頁號。
第四十五條 案卷裝訂前要做好文書材料的檢查。文書材料上的訂書釘等金屬物應當去掉。對破損的文書材料應當進行修補或復制。小頁紙應當用A4紙托底粘貼。紙張大于卷面的材料，應當按卷宗大小先對折再向外折疊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。
第四十六條 案卷應當整齊美觀固定，不松散、不壓字跡、不掉頁、便于翻閱。
第四十七條 辦案人員完成立卷后，應當及時向檔案室移交，進行歸檔。
第四十八條 案卷歸檔，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷內容。