1? 目的

為保證公司環境管理體系的有效運行，對環境管理記錄實施有效控制，實現記錄的可追溯性和見證性。

2? 范圍

本程序適用于各二級單位的環境管理體系記錄及與體系運行相關記錄的格式、編目、書寫、歸檔、保存、保管、查詢、處理等方面的管理。

3? 定義

記錄：對有關環境管理體系運行過程及運行結果的真實記載，對環境管理體系的運作具有可追溯性和見證性。

4? 職責

4.1? 環保科為公司環境管理體系記錄的監督檢查部門，負責公司級環境管理體系運行中所形成記錄的歸口管理。并負責對二級單位的環境管理體系記錄的編號進行審核，負責對體系內各二級單位記錄使用的規范性進行檢查，負責對各二級單位需印刷環境管理體系記錄的審核與批準。

4.3? 各二級單位負責本單位環境管理體系的記錄和管理。

4.4? 各二級單位按照公司統計報表、原始記錄統一編號格式的規定，對本單位環境管理體系的記錄進行編目，并報環保科備案。

5? 工作程序

5.1? 環境記錄的格式

5.1.1? 屬于上級機關制發的記錄，延用上級機關的記錄格式；

5.1.2? 各二級單位根據公司環境體系管理的各項要求，制發本單位的環境記錄，記錄應包括記錄時間、具體描述及相關內容、填寫單位、填寫人、責任人等。

5.1.3? 各二級單位制發的記錄的編目按公司統計報表、原始記錄統一編號格式規定執行。

5.1.4? 記錄的編碼規定：

5.1.4.1? 內部使用記錄的編碼規定：編號以 單位簡寫/ EMS /JL-01開頭，其后具體編號由各單位自行制定。

5.1.4.2?? 外部接受的文件：如源文件含記錄編號，將延用原編號，若源文件無編號，可結合實際自行制定編號。

5.2? 環境記錄的書寫

5.2.1? 一般以文字形式記錄，分為手工記錄及電子版本記錄，要求字體要工整、規范、清楚，內容必須完整、準確、有效，具有可追溯性和可見證性。

5.2.2? 逐步推行電子化記錄管理。計算機輸出的記錄，其格式、編目與使用的要求同一般書面記錄。

5.2.3? 暫時不需填寫的空白項，如是整項空白項需將項目名稱用“? —? ”線劃掉，局部空白項不作任何處理。計算機輸出的記錄空白項不做任何處理。

5.3? 環境記錄的修改

環境記錄不得隨意涂改，確需更改時必須由原記錄人簽字確認，計算機中儲存的記錄采用只讀形式，計算機中輸出的記錄不得涂改。

5.4? 環境記錄的保存、存檔及保存期限

5.4.1? 各二級單位應指定專人于固定場所分類保存環境記錄，并按公司檔案管理規定進行歸檔；

5.4.2? 環境記錄的保存期限，法律法規有明確規定的，執行法律法規的規定，無明確規定的，根據環境記錄信息的重要程度，將保存期限劃分一年期、二年期、永久。

5.5? 環境記錄的保管

5.5.1? 指定保管環境記錄的場所，書面記錄要在防火、防鼠、防蛀、防盜、防潮、防輻射的環境下存放。

5.5.2? 環境電子記錄應有防磁、防高溫、防凍、防盜、防潮、防病毒措施。

5.6? 環境記錄的查詢

查詢記錄需登記。一般不得將記錄帶出記錄保存場所、不得抄錄，特殊情況需經二級單位領導批準。

5.7? 環境記錄的處理

環境記錄保存到期限后，由記錄管理人員上報記錄銷毀清單，經二級單位領導核準簽字報主管部門批準后方可處理。

5.8? 環境記錄的監督、檢查

5.8.1? 各二級單位對本部門的環境記錄實行自主管理，確保環境管理體系記錄有效，滿足體系運行的要求;記錄格式的修改及整個記錄的廢除需經本部門領導同意后執行。

5.8.2? 企管人事處對環境管理體系記錄的規范性進行檢查，并納入公司檢查考核。

6? 相關記錄

《環境管理體系記錄查詢登記表》

《環境管理體系記錄銷毀清單》