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淺談電力企業電子文件的管理與利用

文檔作者：劉麗偉文檔來源：國網新源控股有限公司潘家口蓄能電廠		點擊數：	更新時間： 2025年06月03日
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第40卷第12期
60
2017年12月
水電站機電技術
Mechanical＆Electrical Technique of Hydropower Station
V01．40 No．12
Dec．2017
淺談電力企業電子文件的管理與利用
劉麗偉
(國網新源控股有限公司潘家口蓄能電廠，河北唐山064309)
摘要：隨著先進信息技術的不斷發展，我國已經進入電子信息化時代。信息事業的蓬勃發展，電子文件在企業文件
管理中的地位越來越重要。加強文件電子化管理，做好電子文件的管理和使用，確保電子文件的真實、完整、可用和
安全．保存企業歷史記錄，促進信息資源開發利用，提高電力企業管理水平，從而提高S-作質量效率，發揮其重大作
用。
關鍵詞：電子文件；管理；利用；安全
中圖分類號：G271 文獻標識碼：B 文章編號：1672—5387(2017)12-0060-04
DOI：10．13599／j．cnki．1 1—5130．2017．12．023
0引言
電子文件信息化已成為各單位做好管理工作的
重要手段和基礎，加快電子化文件信息化建設，構建
網絡信息化平臺、業務管理平臺和信息服務平臺，實
現信息資源的傳輸網絡化、管理自動化、服務在線
化，切實提高信息化服務效能，實現信息資源共享。
企業如何才能管理好、利用好電子文件，是企業非常
重要的基礎性業務。
1電子文件的管理
電力企業所稱電子文件，是指企業在生產、經
營、管理等各項公務過程中，通過計算機等電子設備
形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視
頻等不同形式的信息記錄。
(1)電子文件的形成、歸檔范圍及要求。凡是直
接記錄企業在生產、工作、社會活動中形成的具有特
殊意義和保存價值的電子文件材料都應歸檔。其種
類一般包括：錄音、錄像、照片、縮微制品，影片、幻燈
片、磁盤、光盤、軟件、磁卡等載體材料。電力企業電
子文件的形成應遵循“誰形成，誰負責”原則，各企業
相關部門在工作中形成的電子文件材料，工作活動
結束后，應進行匯總整理歸檔。歸檔的電子文件材料
應該是原版原件，且要進行試放試映，檢查其質量符
合標準后方可接收。電子文件原件應能夠保證其元
數據自形成時就是完整無缺、來源可靠，同時有效表
現所載內容并可供調取查用，在存儲、顯示和信息交
換過程中電子文件內容真實、完整性不能因發生形
式變化而受到影響。涉密電子文件的原件保存應當
符合國家的有關保密法律法規。
(2)電子文件的捕獲、登記保存及整理。電子文
件捕獲是按照既定要求將職能活動過程中的電子文
件及其元數據納入電子文件管理系統加以管理的過
程。捕獲時應包括電子文件的背景、內容、結構及電
子文件形成過程的元數據信息。登記是在電子文件
管理系統中分配給電子文件唯一標識符的過程。電
力企業各單位在職能活動中產生的、具有利用和參
考價值的電子文件，應推送到電子文件管理系統進
行保存。在對電子文件進行整理時，應對電子文件進
行分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等一
系列使其形成有序體系的過程，整理過程須遵循文
件形成規律和特點，并保持電子文件之間的有機聯
系，可采用系統自動整理和人工整理相結合的方式。
(3)電子文件分類、存放保管及鑒定。電子文件
分類方案應以便于科學管理和綜合利用為主要分類
方法，根據電子文件的對象、職能活動等科學進行分
類。電子文件必須做好防磁保護工作，存放在防磁柜
中，所有電子文件都必須垂直放置并遠離物理、化學
污染源保管，電子文件庫房的溫濕度分別保持在：溫
度13～24℃，相對濕度35％～60％，并且要有日常
收稿日期：2017-11-01
作者簡介：劉麗偉(1970)，女，高級經濟師，從事檔案管理工作。
萬方數據
第12期劉麗偉：淺談電力企業電子文件的管理與利用61
記錄，做好應急管理。在電子文件形成和使用過程
中，要采取嚴密的防灰塵和防有害氣體措施，灰塵會
污染光盤表面，形成物理損壞，造成記錄信息的損
毀；有害氣體在一定條件下腐蝕、破壞光盤基使其老
化、變質，使電子文件失去保存價值。定期組織開展
電子文件的鑒定工作，對電子文件的原始性、準確
性、完整性，元數據要素的真實、有效、齊全、規范及
保管期限、內容真偽、價值以及密級進行鑒定，并根
據鑒定結果進行處置。需要銷毀的以文件的保管期
限與處置方式為依據，消除文件使之無法恢復。
2電子文件的利用
隨著科學技術進步的發展，電子信息利用程度
越來越高。電子文件作為一種信息資源，其最終目的
就是最大限度地開發利用信息資源，充分利用其潛
在價值創造經濟效益和社會效益。
2。1加大信息化、數字化開發。實現信息資源數據共享
2006年，我廠開始全面啟動了辦公自動化系統
及生產檔案管理系統，辦公自動化系統及其他應用
系統直接產生的電子文件為數字的基本信息源；綜
合檔案數字化管理系統以各種類別、各個時期的電
子信息庫及其他綜合信息庫為基礎資源，以現代通
訊、計算機網絡、多媒體信息技術設備為基礎，建立
了企業數字化檔案管理系統及辦公自動化系統。為
加大協同辦公、檔案信息化建設力度，2016～2017
年，我廠協同化辦公、檔案管理系統已經啟動新的一
級部署管理模塊，目前，數據已經全部遷移完成，新
模塊的啟用使廠電子文件管理發生了質變，提高到
一個新的層次。尤其是通過不斷完善企業信息化建
設，實現企業管理水平的有力有效提升。
為加快電子文件信息化的深化應用工作，我廠
加大信息化、數字化的開發力度，通過專業級的檔案
管理系統，針對科技檔案圖紙進行了檔案數字化，員
工可以通過專業的檔案管理系統，瀏覽訪問電廠的
電子檔案信息，同時把公用信息在網上發布，為員工
主動提供信息服務，實現檔案實體管理向信息管理
轉變。
檔案數字化項目的實施，實現了檔案數據的全
息管理，提高了檔案利用率和查詢效率，滿足企業生
產運行和管理工作的需求。以信息的開發促進企業
發展，實現檔案管理系統的總體目標，創建一個完
整、專業、易擴展的綜合數字化檔案信息管理平臺，
統一管理標準，規范管理模式、管理制度，提高服務
意識，實現科技檔案、文書檔案、會計檔案、圖書管理
全部啟用協同辦公檔案管理系統，使企業各部門之
間數字檔案信息實現數據共享，更好地為企業經營
管理和安全生產服務。
2-2加快電子文件的開發利用。實現網絡全過程服務
隨著清潔能源的迅猛發展和堅強智能電網的快
速建設，電力企業高度重視電子文件管理，本著“對
歷史負責、為現實服務、替未來著想”的工作理念，大
力加強電力企業建設電子信息全過程、全方位、全周
期管理，以滿足企業的開發、建設和運營管理。
(1)企業電子信息化發展進人新的時期，企業需
要更準確、更快速、更能獲取最高經濟效益的信息市
場，因此建立企業信息的整體化、網絡化管理，讓信
息資源得到最大限度的開發利用和獲取最佳的經濟
效益，是新形勢下電子文件管理體制發展必然之路。
(2)企業檔案信息開發按開發程序的內容可分
為三種開發，即一次開發、二次開發、三次開發。一次
開發是對信息資源的尋覓和存儲，其工作是建檔和
收集；二次開發是對檔案信息的揭示和提出，其工作
是建立科學、完整的檔案工作體系；三次開發是對檔
案信息濃縮加工。隨著我國市場經濟的發展，檔案信
息市場也在不斷地開始完善，信息的社會商用性愈
顯生命力，越是高、精、尖、新科技成果，它的科技附
加值越高，實用價值越大，發揮的經濟效益也越大，
市場經濟更需要高質量、高效率的電子信息。實現微
機聯網組成企業電子文件、信息網絡進人全方位、全
自動電子信息服務，使利用工作獲取最大經濟效益，
開始創造化時代的電子信息市場。
2．3加強電子信息化體系建設。服務主營業務及安
全生產
為使電子文件管理工作逐步向專業化、規范化、
科學化、信息化邁進，我廠重點抓好電子文件制度化
建設和信息化建設，結合本廠工作的有關要求，不斷
完善了電子文件的相關管理制度，重新編制了《電子
文件管理辦法》、《電子、聲像檔案管理辦法》、《電子
檔案安全備份實施辦法》、《電子文件鑒定與銷毀管
理辦法》、《保密管理制度》等適應新要求的相關制
度，使其管理工作有據可依、有章可循，嚴格按制度
規范辦事程序。為使電子文件管理工作步入制度化
建設發展軌道，我廠以“統一領導、綜合協調、日常管
理、全員參與”為原則，完善電子文件管理工作網絡，
萬方數據
62 水電站機電技術第40卷
明確分管領導、主管部門負責人、業務職能部門負責
人、專職人員等管理職責，通過崗位職責、管理制度、
管理標準、工作標準的梳理，形成了信息化管理網
絡，為順利開展電子文件管理工作奠定了扎實基礎。
建立電子文件借閱利用審批制度，屬于一般性
的，須辦理《電子文件借閱、利用登記表》，按期歸還。
對涉密載體嚴格執行審批制度，填寫涉密載體借閱
利用審批申請單，主管領導簽字批準后，方可查閱且
只供在存放涉密檔案地點查閱，并不得隨意摘抄。借
用者要對所借電子文件的內容完整、安全和保密負
責，不準丟失、損壞、私自抹洗、銷磁和涂改，如有發
生管理人員須及時報告上級領導和保密委員會處
理，對情節嚴重的責任人依法追究其刑事責任。
3做好電子文件的安全管理和利用，確保信
息本質安全
在工作實踐中，我深刻體會到企業電子信息化
工作是隨著企業的發展而出現的，隨著企業的經濟
發展而發展的。現代企業制度的建立、市場經濟制度
的建立，會對企業電子信息化工作帶來什么影響，企
業電子信息化工作會發生哪些變化?對于這些問題
是我們工作者當前調查和研究十分迫切的新課題。
3．1采取有效措施。完善電子文件的開發與應用
電子文件數據的安全應具備安全防護措施、應
急預案和系統恢復能力。做好對企業電子文件的監
管工作，有利于保證檔案信息安全的處理對策，防患
于未然。
一是各單位應在提供便捷的電子文件利用服
務，促進信息資源共享的同時還要采取有效措施確
保電子文件不受損害。二是應確定電子文件的利用
查詢范圍。屬于信息公開范圍的，應當按照國家相關
制度、規定執行；不屬于信息公開范圍的，應當按照
國家信息安全、保密、檔案、知識產權保護等相關規
定提供利用。三是反映電子文件保管、利用過程的相
關信息應當書面記錄和保存，確保齊全、完整和安
全，不發生丟失、損毀和數據泄密事件；確保電子文
件數據無病毒感染；確保數據能及時備份，不發生數
據丟失和泄密事件。四是通過設置權限管理，保障電
子文件安全，防止員工的惡意刪除、誤刪除造成的文
檔丟失。定期進行復制，以防止信息損失。五是電子
文件的銷毀應當履行相關審批手續，涉密電子文件
的銷毀應當按照國家的保密法律法規做相應規定處
理。建立健全社會預警體系和應急機制，通過有效途
徑保障電子信息的安全，處理好保密與利用之間的
關系，保證涉及企業核心利益的涉密信息的安全，不
斷提高電子信息的安全系數，才能建立起完善的信
息安全保障體系，保證企業信息化建詡頤利進行。
在實施文檔的保密和安全問題中，除了制定切
實可行的信息保密制度和手段，還要加強保密、安全
教育，提高全體人員及社會的保密與安全意識。在加
強保護的同時，為更大范圍信息交流和服務創造條
件，擴大共享以提高利用率。制定相應人員崗位職
責，利用國家的有關法規，確立電子文件的法律效
力。電子文件的安全工作應與崗位責任掛鉤，實行安
全責任制。同時應完善應急措施，制定應急預案，隨
時應對可能出現的各種突發性事件，確保電子信息
的安全。
3．2建立完善電子文件一體化管理系統。為網絡安
全保駕護航
加強電子文件管理標準規范的制定。一是制定
電子文件管理標準，對電子文件管理人員的職責和
任務，用戶的權利和義務以及電子文件信息資源合
法性進行嚴格確認。二是規范技術性標準，包括電子
文件交換技術規范，電子文件移交技術要求、數據存
儲壓縮格式規范等。三是完善業務性標準，包括電子
文件數據標準、電子文件管理標準規范，如電子文件
元數據標準、電子文件存儲格式、電子文件保管期限
表等。
建立完善電子文件一體化管理系統，首先是應
以電子文件的內容信息、背景信息和結構信息管理
為重點，整合兩大系統，實現電子文檔管理的無縫銜
接、互相兼容，保證電子文件的真實性、完整性和可
靠性，從而達到文檔一體化管理的目標。其次是構建
管理軟件評價機制，提高國內管理軟件市場的市場
化程度，推動管理軟件市場良性發展。再次是要從系
統軟件、技術手段等方面確保網絡安全，選用性能可
靠的殺毒軟件，定期進行數據備份，針對局域網網絡
的物理跨度不大，制定健全的網絡安全管理制度，對
上網信息進行加密，建立內網防火墻，限制外網的非
法訪問，確保內部信息不通過網絡連接泄露到外部
公眾網。最后是要加強對計算機及其他信息設備的
使用和管理，凡涉及涉密檔案的電子設備、通信和辦
公自動化系統均應符合保密要求。涉密計算機信息
系統必須與互聯網實行物理隔離，嚴禁用處理國家
萬方數據
第12期劉麗偉：淺談電力企業電子文件的管理與利用63
秘密信息的計算機上互聯網，嚴禁通過互聯網傳遞
涉密信息。加強網絡設備和機房報警裝置的管理，對
網絡功能分別根據需要，設置不同設備。
3．3加強電子文件資源建設。提高管理人員服務意識
隨著信息社會的到來和電子文件的不斷介人，
新型文件電子材料種類在不斷增加。加強電子文件
資源建設，提高服務意識，對電子文件的管理也由
“管理型”向“管理服務型”轉變。因此，必須降低重藏
輕用的思維方式，彌補信息資源少的缺陷，使電子文
檔管理工作向立體化方向發展，形成立體化的管理
結構。
實現檔案信息電子化，必須要有現代化的管理
人才，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水
平，因此，需要吸引優秀的科研人員從事到管理隊伍
中。加強對管理人員的培訓，積極探索業務培訓新方
法，通過組織專業培訓、開展業務研討等多種形式，
宣貫相關政策、法規、制度、標準；完善電子信息化工
作網絡，明確電子文件管理人員及管理職責，利用各
種會議向員工宣傳電子文件相關管理知識和加強做
好電子文件管理的目的意義，不斷提高全員綜合管
理水平和能力，使管理隊伍成為具有高素質、高水平
的隊伍，為電子信息化的推廣實施創造條件。
4結論
電子信息化工作是一項高層次科學文化事業，
當前，我們正在電力工業管理體制向社會主義市場
經濟體制邁出的重要時刻，我們應抓住機遇做好新
時期電子文件管理的宣傳工作，掀起電子信息化事
業發展新的熱潮，以全新的面貌開創一個化時代的
信息市場。在今后的工作中，電子文件管理系統在企
業中的應用將會越來越廣泛，電子文件管理系統將
會成為助推企業發展的重要動力。
參考文獻：
【1]張翠翠．電子文件文檔一體化管理存在的問題與對策U】黑
龍江史志．2015(13)．
【2]胡麗華，王之成，張朝儀．電子文檔在企業文件管理中的應
用『c]／／第二十屆中國(天津)2006IT、網絡、信息技術、電
子、儀器儀表創新學術會議論文集，2006．
【3】3李靜．淺談電子文件在檔案管理中的應用Ⅱ】．中國科技博
覽。2013(23)：213—213．
(上接第52頁)
4總結
由于壓力鋼管16 Mn鋼相對硬度較大，施工單
位采用的石英砂硬度較小，噴砂鋼材表面粗糙度比
技術要求要小一些，噴砂后石英砂基本無法回收再
利用，建議在施工中采用硬度加大的石英砂或使用
金剛砂。由于環氧瀝青漆毒性較大，刷漆后避免流道
內交叉作業。
參考文獻：
【1】SLl05—2007水工金屬結構防腐蝕規范【s】
(上接第59頁)
BOT水電項目聯合運維上我們已取得了一定的進參考文獻：
展，提高了工作效率，取得了良好的經濟和管理效[11師碧．華能瀾滄江水電廠“運維合一”生產運行管理模式探討
益。本文對基里隆I、11I電站目前的聯合運維情況做[C]／／2010年云南電力技術論壇論文集(文稿部分)，2010·
了簡單的分析與探討。對于將來進一步實現中資水皿1篡慧菩理系統在電力通訊中的應用ⅡL寧夏電力’
電站多站聯合運營管理，進一步降低運維成本，提高
[31李江，蔡武衛．“運維和一”下生產管理系統的應用【c】／／中
運維效率還有很大的發展空間。國水力發電工程學會電力系統自動化專委會2009年年會
暨學術交流會．

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