采購計(jì)劃管理

1、制訂采購計(jì)劃的目的

采購計(jì)劃是企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)供求情況、企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力和物料消耗規(guī)律等，對(duì)計(jì)劃期內(nèi)物料和其他物品的采購管理活動(dòng)所作的預(yù)見性安排和部署。

采購計(jì)劃主要是確定采購的數(shù)量、時(shí)間和方式。

2、制訂采購計(jì)劃的作用

—維持生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)行，避免供應(yīng)中斷而影響產(chǎn)銷活動(dòng)；

—避免物料儲(chǔ)存過多，占?jí)嘿Y金；

—配合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)；

—使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時(shí)機(jī)購入物料；

—確定物品耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便控制物料采購數(shù)量及成本。

3、制訂采購計(jì)劃的依據(jù)

（1）年度銷售計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃

銷售計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃是企業(yè)制訂采購計(jì)劃的主要參考依據(jù)；同時(shí)，銷售計(jì)劃制訂得是否科學(xué)、合理，將直接影響生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃的科學(xué)性及可行性。

（2）用料清單

BOM表由研發(fā)部門或產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門擬定的，在用料清單上列明各種產(chǎn)品由哪些物料所制造或組合而成。根據(jù)用料清單可以精確計(jì)算出每一種產(chǎn)品的制造所需各種物料的確切數(shù)量。用料清單所列的耗用量，就是通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量，可以將其與實(shí)際用量比較，作為物料控制的依據(jù)。

（3）存量管制卡

如果物料有存貨，所購物料要與現(xiàn)有存貨狀況配合確定。具體來說，采購人員一般是根據(jù)用料清單中列出的物料需求數(shù)量、現(xiàn)有存貨量，并考慮采購的作業(yè)時(shí)間和安全存量水平，計(jì)算出正確的采購數(shù)量，然后才開具請(qǐng)購單。

（4）生產(chǎn)效率

生產(chǎn)效率的高低會(huì)使預(yù)計(jì)的物料需求量與實(shí)際的耗用量之間產(chǎn)生誤差。生產(chǎn)效率提高，會(huì)導(dǎo)致物料的單位耗用量下降，從而使采購計(jì)劃中的采購數(shù)量超過生產(chǎn)所需；反之，生產(chǎn)效率下降，會(huì)提高物料的單位耗用量，使采購計(jì)劃中的采購數(shù)量不足以滿足生產(chǎn)所需。故：生產(chǎn)效率發(fā)生變化時(shí)，采購計(jì)劃必須隨之加以調(diào)整，避免發(fā)生物料短缺或過剩的現(xiàn)象。

4、采購計(jì)劃的編制

采購計(jì)劃的制訂主要包括兩部分內(nèi)容：采購認(rèn)證計(jì)劃的制訂和采購訂單計(jì)劃的制訂。具體流程可分為八個(gè)環(huán)節(jié)，即準(zhǔn)備認(rèn)證計(jì)劃、評(píng)估認(rèn)證需求、計(jì)算認(rèn)證容量、制訂認(rèn)證計(jì)劃、準(zhǔn)備訂單計(jì)劃、評(píng)估訂單需求、計(jì)算訂單容量、制訂訂單計(jì)劃。

5、采購數(shù)量的確定

（1）定期訂購法 - 每隔一個(gè)固定時(shí)間進(jìn)行庫存盤點(diǎn)并訂貨，如每月、每季或每周訂購一次。這種方法適用于需要經(jīng)常調(diào)整生產(chǎn)或采購數(shù)量的重要物料。

定期訂購法的特點(diǎn)是：采購周期固定；采購批量不固定。

采購批量=平均日需要量×采購周期+保險(xiǎn)儲(chǔ)備量（安全庫存量）- 實(shí)際庫存量

（2）定量訂購法 -對(duì)庫存連續(xù)盤點(diǎn)，一旦庫存水平下降到預(yù)定的最低庫存數(shù)量（請(qǐng)購點(diǎn)）時(shí)，立即按固定的訂貨數(shù)量訂購補(bǔ)充的一種采購方法，也稱為請(qǐng)購點(diǎn)法。適用于品種數(shù)目少，但占用資金大的物品的采購。

控制因素：請(qǐng)購點(diǎn)=平均日需要量×采購提前期+安全庫存量

2如何編制采購計(jì)劃

1、編制原材料采購計(jì)劃

第一步：收集生產(chǎn)計(jì)劃任務(wù)量信息

第二步：了解消耗定額

第三步：分析歷史資料數(shù)據(jù)

第四步：進(jìn)行市場(chǎng)商情分析

第五步：形成原材料采購計(jì)劃

2、編制設(shè)備采購計(jì)劃

第一步：確定設(shè)備采購需求

第二步：調(diào)查設(shè)備采購市場(chǎng)

第三步：選擇設(shè)備采購方式

第四步：填寫“設(shè)備采購計(jì)劃書”

第五步：提交設(shè)備采購申請(qǐng)

3、分解采購計(jì)劃

采購人員可以根據(jù)年內(nèi)生產(chǎn)進(jìn)度安排、資金情況和庫存變化，制訂相應(yīng)的半年、季度或月度采購計(jì)劃。

4、調(diào)整采購計(jì)劃

確定調(diào)整方式：采購人員可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部采購環(huán)境的變化或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略的調(diào)整，適時(shí)修改或調(diào)整采購計(jì)劃。

調(diào)整計(jì)劃內(nèi)容：總量調(diào)整-采購人員根據(jù)需要，對(duì)原采購計(jì)劃中的采購預(yù)算金額或采購數(shù)量進(jìn)行總量的調(diào)整。結(jié)構(gòu)調(diào)整-采購人員根據(jù)需要，對(duì)原采購計(jì)劃中的采購商品的品類、品種、規(guī)格等進(jìn)行的調(diào)整。

3訂單管理

1、編制采購訂單

（1）明晰訂單內(nèi)容：根據(jù)企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要及采購計(jì)劃要求，采購人員應(yīng)定期編制采購訂單，一般有月度采購訂單、臨時(shí)采購訂單等。

月度采購訂單的內(nèi)容：采購產(chǎn)品的名稱、品種、型號(hào)、規(guī)格；訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號(hào)；包裝運(yùn)輸、到貨地點(diǎn)、隨貨文件和驗(yàn)收方法；訂單生效的條件和到倉爭(zhēng)端的處理等。

臨時(shí)采購訂單的內(nèi)容：采購產(chǎn)品的名稱、品種、型號(hào)和規(guī)格；采購數(shù)量和要求、到倉時(shí)間等。

（2）制定采購訂單

第一步：編制訂單草案

第二步：上報(bào)主管審核

第三步：形成正式訂單

2、出具采購訂單

（1）發(fā)出采購訂單

采購人員在選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)考慮以下3個(gè)方面的因素：是否是長(zhǎng)期供應(yīng)商，其信譽(yù)、產(chǎn)品品質(zhì)如何？供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格是否最適當(dāng)、最有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力？供應(yīng)商是否能夠保證準(zhǔn)時(shí)交貨？

（2）確認(rèn)采購訂單

采購人員應(yīng)通過電話溝通等方式及時(shí)向供應(yīng)商確認(rèn)其是否收到采購訂單。如果對(duì)方?jīng)]有表示接受，則發(fā)出的采購訂單并不能構(gòu)成一項(xiàng)合同，采購事項(xiàng)無效。另外，只有當(dāng)采購訂單被確認(rèn)接受之后，采購方才能確信供應(yīng)商將在約定的日期發(fā)貨。

通常，供應(yīng)商接受了訂單的各項(xiàng)條件后，要向采購方的采購部門發(fā)出所謂的“接受函”以確認(rèn)采購事項(xiàng)，并著手備貨，執(zhí)行訂單。因此，采購人員在發(fā)出采購訂單后，一定要與供應(yīng)商及時(shí)溝通、確認(rèn)。

（3）編制采購記錄

采購訂單確認(rèn)接受后，采購人員應(yīng)就同期所采購的貨品、物料編制采購記錄，填寫采購記錄表，以便在供應(yīng)商交貨時(shí)對(duì)照采購訂單進(jìn)行接貨檢驗(yàn)。

3、跟蹤采購訂單

采購的目的是為了及時(shí)取得符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)要求的物料，所以采購人員必須要對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤，促使供應(yīng)商及時(shí)交貨。

訂單跟蹤就是采購人員對(duì)采購訂單執(zhí)行的全部過程進(jìn)行跟蹤檢查，以保證采購訂單的正常履行，其目的主要有3個(gè)：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的物料需求、保持合理的庫存水平。

（1）訂單執(zhí)行前跟蹤

在采購過程中，同一物料或貨品可能有幾家供應(yīng)商可供選擇，雖然每個(gè)供應(yīng)商都有分配比例，但是具體操作時(shí)可能會(huì)遇到意想不到的情況，如供應(yīng)商提出更改“認(rèn)證合同條款”（包括價(jià)格、質(zhì)量、貨期等），因此采購人員在訂單發(fā)出后應(yīng)充分與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)本次采購可供貨的供應(yīng)商。當(dāng)然，如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，也不必強(qiáng)人所難，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商，必要時(shí)要求認(rèn)證人員協(xié)助辦理。

（2）訂單執(zhí)行過程跟蹤

供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單后，采購訂單便具有了法律效力，所以采購人員應(yīng)全力跟蹤，確實(shí)需要變更時(shí)要征得供應(yīng)商的同意，雙方協(xié)商解決。

（3）合同執(zhí)行后跟蹤

4、訂單存檔管理

采購人員與供應(yīng)商簽訂的合同，出具的采購訂單及相關(guān)文件、資料要及時(shí)存檔備查。

重視存檔管理，建檔管理的作用有3個(gè)方面：

（1）每一采購項(xiàng)目分別建檔，以便于使用和查詢；

（2）供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)訂單下達(dá)及合同跟蹤具有重要的參考價(jià)值，采購人員應(yīng)首先注意供應(yīng)商的歷史情況，然后決定對(duì)其實(shí)施何種監(jiān)督方式；

（3）若供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為或發(fā)生糾紛需要訴諸法律解決時(shí)，完備的資料是獲得勝訴的有力保證。

訂單存檔管理

建檔 - 訂單的建檔原則是需要的時(shí)候能夠方便快捷地找到。采購人員在建立訂單檔案時(shí)可采用以下兩種方式中的一種：①按照采購訂單編號(hào)順序建檔；②按照供應(yīng)商名稱的字母順序建檔。

訂單存檔保管

采購人員應(yīng)注意將采購訂單等各種經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)的分類保存工作做好，如做好防潮、防蟲等保管工作。如果有條件，可采用計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)對(duì)訂單進(jìn)行管理，同時(shí)將相關(guān)數(shù)據(jù)資料掃描后轉(zhuǎn)換成電子版保存在電腦中，以便隨時(shí)查閱。

四、訂單異常處理

1、交期異常處理

采購人員需在下單后及時(shí)跟蹤訂單情況，及時(shí)獲取訂單交貨進(jìn)度，并與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，及時(shí)獲知交期異常情況；

采購人員得知異常后，應(yīng)及時(shí)向經(jīng)理和請(qǐng)購部門反饋信息，以便及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救或調(diào)整；

采購人員需要采取積極措施盡量挽回?fù)p失，采用跟催法催交貨物，也可依具體情況變更采購訂單或替換供應(yīng)商；

采購部應(yīng)積極聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門評(píng)估損失費(fèi)用，并視情況向供應(yīng)商索賠。

2、品質(zhì)異常處理

供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)品質(zhì)異常且無法自行解決時(shí)，應(yīng)以書面形式將問題反饋給采購人員。采購人員要及時(shí)將問題反饋給采購部經(jīng)理，請(qǐng)示解決辦法；

采購部和請(qǐng)購部門協(xié)商解決是否進(jìn)行特采，必要時(shí)由采購人員召集請(qǐng)購部門到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)商解決異常；

如因品質(zhì)問題返工或拒收而影響本公司正常生產(chǎn)的，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門評(píng)估損失費(fèi)用，并視情況向供應(yīng)商索賠。

3、下單異常處理

采購人員如發(fā)現(xiàn)訂單等單據(jù)沒有及時(shí)發(fā)出，應(yīng)立即聯(lián)系下單人員；

如發(fā)生采購部下錯(cuò)訂單的情況，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商能否撤單，盡可能避免呆廢料，同時(shí)下達(dá)正確的訂單。如不能撤單，采購部門應(yīng)與相關(guān)部門溝通能否將問題訂單內(nèi)部消化；

如果訂單不能撤銷也不能內(nèi)部消化，則應(yīng)由責(zé)任部門承擔(dān)損失費(fèi)用，并按照企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度對(duì)責(zé)任部門進(jìn)行處罰。

4、突發(fā)異常處理

發(fā)生重大的事故或自然災(zāi)害而造成供應(yīng)商短期內(nèi)無法恢復(fù)生產(chǎn)以及發(fā)生突發(fā)事故造成原料嚴(yán)重短缺的情況，屬于突發(fā)異常；

出現(xiàn)突發(fā)異常時(shí)，采購人員應(yīng)及時(shí)向采購部經(jīng)理匯報(bào)，并通過多種渠道了解市場(chǎng)行情，力求減少損失；

突發(fā)異常影響正常生產(chǎn)時(shí)，采購人員應(yīng)向請(qǐng)購部門確認(rèn)是否可以通過高價(jià)調(diào)撥或采用其他減少公司損失的方式進(jìn)行處理。