安全評價過程控制體系文件的構成及編制

　　評論：　更新日期：2020年09月05日

?1安全評價過程控制體系文件的構成及層次關系

??? 安全評價過程控制體系是安全評價機構為保障安全評價工作的質量而形成的文件化的體系，是安全評價機構實現其質量管理方針、目標和進行科學管理的依據。

??? 安全評價過程控制體系文件一般分為三個層次：管理手冊(一級)、程序文件(二級)、作業文件(三級)，其層次關系和內容如圖1-l和圖1-2所示。

圖1-l安全評價過程控制體系文件的層次關系

圖1-2安全評價過程控制體系文件的內容

??? 過程控制管理手冊是評價機構根據安全評價過程控制的方針、目標全面地描述安全評價過程控制體系的文件，主要供機構中、高層管理人員和客戶以及第三方審核機構時使用。管理手冊應表述本機構的安全評價質量保證能力。管理手冊涉及以下內容：方針目標、職責權限、人員培訓和安全評價過程控制的有關要求；關于程序文件的說明和查詢途徑；關于手冊的評審、修改和控制規定。

??? 程序文件是機構根據安全評價過程控制體系的要求，為達到既定的安全評價過程控制方針、目標所需要的程序和對策，描述實施安全評價涉及的各個職能部門活動的文件，供各職能部門使用。程序文件處于安全評價過程控制體系文件的第二層，因此，程序文件起到一種承上啟下的作用：對上，它是管理手冊的展開和具體化，使得管理手冊中原則性和綱領性的要求得到展開和落實；對下，它應引出相應的支持性文件，包括作業指導書和記錄表格等。

??? 作業文件是圍繞管理手冊和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現場如何完成某項工作任務的具體做法，是一個詳細的操作性工作文件。作業文件是第三層文件，包括作業指導書、記錄表格等。

??? (1)作業指導書通常包括三方面內容：干什么、如何干和出了問題怎么辦。根據安全評價機構申請的資質類型及業務范圍的不同，需要編制的作業指導書種類也有所不同。按評價類型的不同，作業指導書分為安全預評價作業指導書、安全驗收評價作業指導書、安全現狀評價作業指導書、專項安全評價作業指導書等。

??? (2)記錄是體系文件的組成部分，是安全評價職能活動的反映和載體；是驗證安全評價過程控制體系的運行結果是否達到預期目標的主要證據，是過程控制有效性的證明文件，具有可追溯性；為采取預防和糾正措施提供依據。在編寫程序文件和作業文件的同時，應分別制定與各程序相適應的記錄表格，附在程序文件和作業文件的后面。

??? 需要指出的是：安全評價過程控制體系文件應相互協調一致。各評價機構可以根據自身的規模大小和實際情況來劃分體系文件的層次等級。

??? 2安全評價過程控制體系文件的編制

??? 2．1安全評價過程控制管理手冊的編寫

??? 安全評價過程控制管理手冊的編寫要有系統性，避免面面俱到、冗長重復。管理手冊不可能像具體工作標準或管理制度那樣詳盡，對各重要環節和控制要求只需概括地做出原則規定。在編寫時，要求文字準確、語言精練、結構嚴謹，還要通俗易懂，以便評價機構全體員工能理解和掌握。編寫手冊時一般應遵循下列原則：

??? 1)指令性原則

??? 安全評價過程控制管理手冊應由機構最高管理者批準簽發。手冊的各項規定是機構全體員工(包括最高管理者)都必須遵守的內部法規，它能夠保證安全評價過程控制體系管理的連續性和有效性。因此，手冊各項規定具有指令性。

??? 2)目的性原則

??? 手冊應圍繞質量方針、目標，對為實現安全評價質量方針、目標所要開展的各項活動做出規定。

??? 3)符合性原則

??? 手冊應符合國家有關法規、條例、標準，同時還要與外部環境條件相適應。

??? 4)系統性原則

??? 手冊所闡述的安全評價質量保障體系，應當具有整體性和層次性。手冊應就安全評價全程中影響安全評價的技術、管理和人員的各環節進行控制。手冊所闡述的安全評價過程控制體系，應當結構合理、接口明確、層次清楚，各項活動有序而且連續，要從整體出發，對安全評價機構運行的重要環節進行闡述，做出明確規定。

??? 5)協調性原則

??? 手冊中各項規定之間，手冊與機構其他安全評價文件之間，必須協調一致。首先，手冊中各項規定要協調；其次，手冊與機構其他文件(管理程序、標準、制度)之間要協調。無論是在手冊編寫階段，還是在體系運行階段，都應該及時記錄、處理手冊中的規定與目前管理制度中不一致的部分。

??? 6)可行性原則

??? 手冊中的規定，應從機構運行的實際情況出發，能夠做到或經過努力可以達到。某些規定，盡管內容先進，如果組織不具備實施條件，可暫不列入手冊中。

??? 7)先進性原則

??? 手冊的各項規定，應當在總結機構安全評價管理實踐經驗的基礎上，盡可能采用國內外的先進標準、技術和方法，加以科學化、規范化。

??? 8)可檢查性原則

??? 手冊的各項規定不但要明確，而且要有定量的考核要求，便于實施監督和審核，使編寫出來的手冊有可檢查性。也只有具有可檢查性與可考核的手冊，方能真正被認真實施。手冊內容要簡練，重點要突出。

??? 手冊應當按照評價機構安全評價工作分析的結果，對體系的構成，涉及的內容及其相互之間的聯系做出系統、明確和原則的規定。手冊編寫程序如圖2-1所示

圖2-1過程控制管理手冊編寫流程圖

??? 安全評價過程控制管理手冊一般應包括如下內容：

??? (1)安全評價過程控制方針目標；

??? (2)組織結構及安全評價管理工作的職責和權限；

??? (3)描述安全評價機構運行中涉及的重要環節；

??? (4)安全評價過程控制管理手冊的審批、管理和修改的規定。

??? 2．2程序文件的編寫

??? 程序是為實施某項活動而規定的方法，安全評價過程控制體系程序文件是指為進行某項活動所規定的途徑。由于程序文件是管理手冊的支持性文件，是手冊中原則性要求的進步展開和落實，因此，編制程序文件必須以安全評價管理手冊為依據，符合安全評價管理手冊的有關規定和要求，并從評價機構的實際出發，進行系統編制。

??? 程序文件的編寫要求如下：

??? (1)程序文件至少應包括體系重要控制環節的程序。

??? (2)每一個程序文件在邏輯上都應是獨立的，程序文件的數量、內容和格式由機構自行確定。程序文件一般不涉及純技術的細節，細節通常在工作指令或指導書中規定。

??? (3)程序文件應結合評價機構的業務范圍和實際情況具體闡述。

??? (4)程序文件應有可操作性和可檢查性。

??? 機構程序文件的多少，每個程序的詳略、篇幅和內容，在滿足安全評價過程控制的前提下，應做到越少越好。每個程序之間應有必要的銜接，但要避免相同的內容在不同的程序之間重復。

??? 在編寫程序文件時，應明確每個環節包括的內容，規定由誰干，干什么，干到什么程度，達到什么要求，如何控制，形成什么樣的記錄和報告等；同時，應針對可能出現的同題，采取相應的預防措施，以及一旦發生問題應采取的糾正措施。

??? 程序文件的結構和格式由機構自行確定，文件編排應與安全評價過程控制管理手冊和作業指導書以及機構的其他文件形成一個完整的整體。

??? 程序文件編寫的工作程序如圖2-2所示

圖2-2程序文件編寫流程圖

??? 2．3作業文件的編寫

??? 作業文件是程序文件的支持性文件。為了使各項活動具有可操作性，一個程序文件可能涉及幾個作業文件。能在程序文件中交代清楚的活動，不用再編制作業文件。作業文件應與程序文件相對應，是對程序文件的補充和細化。

??? 評價機構現行的許多制度、規定、辦法等文件，很多具有與作業文件相同的功能。在編寫作業文件時，可按作業文件的格式和要求進行改寫。到目前為止，國家已經陸續頒發了安全評價通則，安全預評價導則，安全現狀評價導則，安全驗收評價導則，非煤礦山安全評價導則，危險化學品經營單位安全評價導則(試行)，陸上及石油天然氣安全評價導則，民用爆破器材安全評價導則以及危險化學品生產企業安全評價導則(試行)等，用于指導安全評價工作。評價機構在建立評價過程控制體系過程中，應將導則的要求與評價工作密切結合，編制具有指導意義的安全評價作業指導書。

??? 2.4記錄的編寫

??? 記錄是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件，它是重要的信息資料，為證實可追溯性以及采取預防措施和糾正措施提供依據。安全評價機構所產生的記錄覆蓋于過程控制的各個環節。記錄具有如下功能：

??? (1)是安全評價過程控制體系文件的組成部分，是安全評價職能活動的反映和載體。

??? (2)是驗證評價過程控制體系運行結果是否達到預期目標的主要證據，具有可追溯性。記錄可以是書面形式，也可以是其他形式，如電子格式等。

??? (3)安全評價質量管理記錄為采取預防和糾正措施提供了依據。

??? 記錄的設計應與編制程序文件和作業文件同步進行，應使記錄與程序文件和作業文件協調一致、接口清楚。

??? 根據管理手冊和程序文件的要求，應對安全評價過程控制所需記錄進行統一規劃，同時對表格的標記、編目、表式、表名、審批程序等做出統一規定。記錄可附在程序文件和作業文件的后面。將所有的記錄表格統一編號，匯編成冊發布執行。必要時，對某些較復雜的記錄表格要規定填寫說明。記錄編制要求如下：

??? (1)應建立并保持有關評價過程控制記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收集和處理的文件化程序。

??? (2)記錄應在適宜的環境中貯存，以減少編制或損壞并防止丟失，且便于查詢。

??? (3)應明確記錄所采用的方式。

??? (4)按規定表格填寫或輸入記錄，做到記錄內容準確、真實。

??? (5)應根據需要規定記錄的保存期限。一般應遵循的原則是，需要永久保存的記錄應整理成檔案，長期保管。