摘要:隨著計算機技術的快速發展，計算機被廣泛的應用于各個領域，其中檔案管理從紙質檔案管理向電子檔案管理轉變就是一個典型的事例。如何有效保存原始檔案，如何加快檔案管理的現代化進程，這些都是檔案管理亟待探索、解決的問題。文章從多個角度對比分析了紙質檔案管理和電子檔案管理的差異，并提出電子檔案安全管理的措施及相關問題的解決措施。
??????? 關鍵詞:電子檔案管理； 紙質檔案管理； 安全管理； 措施
??????? 隨著電子政務、電子商務的廣泛應用,使得文件的存儲形式發生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效的保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術水平、技術力量方面的欠缺，與紙質檔案管理相比相關的保護技術還不是很完善。為了很好的應對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質檔案、電子檔案兩者的管理現狀、保護技術差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現代化管理模式。
??????? 1 電子檔案與紙質檔案在保管中的差異
??????? 1．1 管理觀念上的差異
??????? 檔案的一個重要環節就是對電子文件進行歸檔，過去檔案管理缺乏專業知識和專業設備，沒有對其引起高度關注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統的紙質檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉變，就必須要構建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質檔案的“現代管理觀念”。
??????? 1．2 保存壽命的差異
??????? 當檔案人員做好紙質文件，紙質文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內部因素、保護環境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內部因素、保護環境對它的使用壽命有影響，但起到關鍵影響的要數技術革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結合，它的識別也需要通過計算機。
??????? 1．3 保護措施的差異
??????? 當前，防和治是紙質檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復損壞檔案，使其恢復原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。
??????? 電子檔案與紙質檔案在保存環境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據展開維護。
??????? 1．4自然保存環境對載體影響的差異
??????? 電子檔案和紙質檔案在載體性質上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環境要求。
??????? （1）溫、濕度影響的差異
??????? 電子檔案和紙質檔案有著不同的載體性質，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談談溫度和濕度是如何影響紙張的，高溫高濕可以加快紙張的水解-氧化反應，內部化學反應使得紙張的字跡材料發生洇化、擴散的現象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進行使得制品發脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環境，它可能就會發生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩定性都受到影響。
??????? 光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發生變形。一旦光盤表面發生細微彎曲，數據讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環境，磁性載體涂層粘合劑容易發生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形,極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結論：溫度、濕度對紙質檔案、電子檔案有著不同程度的影響。
??????? （2）灰塵影響的差異
??????? 灰塵給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀?；瘜W損壞主要由灰塵中的化學成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見。生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養基、繁殖地而引發了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數據發生丟失。
??????? 外來磁場和機械振動影響的差異
??????? 對紙質檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。
??????? 磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結果就是磁性涂層剩磁發生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，我們生存的環境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，當進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內或金屬盒內，要盡可能的避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。