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管理體系文件編寫

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管理體系文件編寫培訓

部門：
匯報人：

9
備注：1

01
備注：2
文件的形成本身并不是目的，它應是一項增值的活動。

文件能夠溝通意圖、統一行動，其使用有助于：

滿足顧客和相關方要求和體系改進
提供適宜的培訓
重復性和可追溯性
提供客觀證據
評價管理體系的有效性和持續適宜性
1
2
3
4
5
備注：3

02
備注：4

承諾、方針和目標
1

管理手冊

程序文件

程序文件
作業文件（制度、規范等）
質量計劃/項目CASE（應用于特定產品、項目或合同的文件 ）
記錄（完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件 ）
其它文件
2
3
4
備注：5

03
備注：6

1
2
3
4
5

6
7
每個組織確定其所需文件的多少和詳略程度及使用的媒體。這取決于諸如下列因素:
組織的類型和規模、
過程的復雜性和相互作用、
風險的特性與復雜程度、
產品的復雜性、
顧客要求、
適用的法規要求、
經證實的人員能力以及滿足管理體系要求所需證實的程度。
備注：7

04
備注：8
既要繼承原有的有效管理制度，同時又要創新
要符合標準要求的前提下，減少不必要的文件層次與數量，減少體系建立與運行過程中的累贅，力求文件簡潔明了、內容精煉，實用性強，強調與實際工作的符合性和可操作性。
提高工作和體系運行效率和有效性。
備注：9

體系文件結構
大的所屬單位
手冊
程序文件
管理作業文件
手冊
程序文件
作業指導書、記錄、質量計劃、管理方案等
手冊（包括部分程序）
作業指導書、記錄、質量計劃、管理方案等
各所屬單位

小的所屬單位
…………
兩級管理體系結構模式
局級母體系
二級單位子體系
備注：10

體系文件結構
體系文件結構形成的三角形結構形象地反映了系統文件結構的邏輯性和系統性。
最上層是對企業宗旨和方向的總體描述，中間是實施HSE管理體系所需的各職能部門相互關聯的過程和活動，最下層是對執行過程的指導和證實性材料，是客觀運行的基礎，數量最多。
上下位置表示內在聯系及區別，其范圍大小映射了文件多少的形象化比較。
在實際體系建立與運行過程中，應對體系文件的這種層次結構加以充分認識和區別，以便加強對文件的控制。
但體系文件的層次和數量的多少，可由企業根據實際的需要靈活掌握，自行確定。所以任何層次的文件都可進行縱向和橫向的分開與合并。
備注：11
管理手冊是組織的政策性文件.
描述組織管理體系的承諾、方針和目標。
對組織 管理體系的核心要素及相互關系的全面描述，主要控制環節、控制程序。
它是全部管理體系文件的“索引”-查找途徑.
管理體系情況改變時，管理手冊應及時調整，以確保體系的連續性
對外介紹管理體系；

管理手冊
備注：12

程序文件
程序：為進行某些活動所規定的途徑。
程序文件是對那些產生(Q)HSE影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊的支持性文件。
更進一步具體明確了組織實施(Q)HSE管理工作的程序、方法和要求（但不涉及純技術性的細節）
每一個程序文件都應包含(Q)HSE管理體系中的一個邏輯上獨立的內容，可能是標準的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相關要求的一組活動等。
備注：13
備注：?按GB／T6583(ISO8402)?將程序定義為:“為進行某項活動所規定的途徑。”就是為了完成HSE管理體系要素所規定的方法。在書面或文件化的程序中，通常包括活動的目的和范圍；做什么和誰來做；何時、何地以及如何做；應采用什么材料、設備和文件，如何對活動進行控制和記錄。其內容是描述實施HSE管理體系所涉及到的各職能部門的活動。
程序文件的數量、內容、格式和外觀由公司自行確定，程序文件一般不應涉及純技術性的細節，細節通常在作業指導書中規定。

程序文件
程序文件是組織的法規性文件，應有可操作性，要強制執行
選擇簡潔、明了、最實際、最可行的方法；同時還要遵循5WIH原則。
程序文件至少應包括目的、職責、應完成的活動和驗證的方法及有關記錄，體現 PDCA的管理方法
程序文件的數量、內容、格式由組織確定；
程序文件要做到接口處理清楚，與接口有關的工作職責都應有明確的表述；各部門對接口的處理方法和相關職責應確認。
備注：14
備注：因此，程序文件的內容和要求要密切結合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于公司任務的復雜性，采用的工作方法、活動內容和對執行活動人員的水平、能力、技術與培訓所達到的程度。
即What(做什么)，Who(誰做，誰檢查評價)，Where(在哪里做)，When(什么時候做)，Why(為什么做)，How(怎樣做，依據什么，用什么方法)。

作業文件
作業文件是程序文件的支持性文件；
為了指導各項活動，更具有可操作性，一個程序文件可能引出幾個作業文件，能在程序文件中交待清楚的活動，就不要再編制作業文件；
作業文件必須與所采用的程序文件相對應，是對程序文件中整個程序或某些條款進行補充、細化，不要脫離程序文件另搞一套作業文件；
國家、行業、企業的技術標準，可單列目錄。
作業文件的內容是描述為實施程序文件所涉及到的各職能部門的具體活動，亦應遵守5W1H原則。

備注：15
備注：作業文件是對程序文件中某個程序或某些條款的細化和補充。通常為管理辦法、實施辦法、規程等。

05
備注：16
所謂系統方法是指達到所規定的系統目標而采取的方法，包括系統分析、系統工程和系統管理。即：
系統地分析有關數據和資料，確立要達到的目標；
通過系統策劃或設計，確定應采取的措施和步驟以及資源，形成完整方案；
實施中通過系統管理達到有效性和高效率。
對管理體系而言，各標準要素是過程，也就是一組相互關聯或相互作用的過程構成系統。
備注：17

系統的特性

整體性
是指系統作為相互聯系、相互作用的各要素和子系統構成的有機整體，在其存在方式、目標、功能等方面表現出來的整體統一性。

是指系統在其結構和運動方式上表現出來的秩序和規律。

相關性
有序性
系統是由相互關聯、相互作用的要素或子系統組成的有機整體，不僅在系統內部相互依賴、相互制約，而且同外部環境也具有一定的聯系和制約作用。
備注：18

系統的特性

適應性
是指系統在外界環境的變動和內部結構不斷變化的情況下，保持正常穩定運轉，從而使原定目標不至于受到干擾和破壞的特性。即整個系統總是趨于某一個穩定狀態。

目的性
系統在一定環境下都具有一定的目的，為了達到特定目的，系統都具有特定的功能。系統通常都是多目的性的，一個目的又可以用一個或多個目標來表示，當所有目標都滿足要求時，系統即實現了既定目的。
備注：19

系統方法的基本原則
對系統提出要求；
根據要求設計系統；
把系統內的所有要素與系統結合起來；
關注系統中的相互關聯的子系統或過程；
優化系統的結構；
對系統進行評價和改進；
追求系統的整體最大功效，而不僅僅是追求其中某一子體系、某要素的最大功效；
使系統開放，不斷接收外界的信息和資源，保持系統的持續運行；
充分利用控制論、信息論的方法使系統滿足目標的要求。
備注：20

戴明模式的運用
系統就是一組互相依賴的組成部分，通過共同的運作以達到該系統的目標，一個成功的系統必須設定共同的系統目標，同時還包括實現這個目標的方法和過程。
戴明模式的核心內容就是依據系統管理的原理，為組織建立一個動態循環的過程框架，以持續改進的思想指導企業以系統方法實現系統的目標。
采用系統方法對所有相互關聯的因素加以識別、控制和改進，將有助于企業提高實現目標的有效性和效率，能對其過程能力、產品質量和風險控制樹立信心，為持續改進提供基礎。
備注：21

系統方法的運用
(Q)HSE管理體系整合首先按“系統方法”對各項標準要素整合，然后按照標準的要求去建立和實施管理體系，這就是(Q)HSE管理體系整合最根本、最有效的方法。
各標準要素整合一般以ISO9001標準為主線，綜合考慮EMS、OHSMS等其它標準的要求，依據“過程方法”建立和控制相關的過程。
按照“共性兼容，個性互補”的方式，進行有機的整合，保證對質量、健康、安全、環境的所有個性要素得到控制。
在共性要素中是采用了“就高不就低”的方式來整合各體系的要求，這樣勢必部分要求比原有的標準要求有所提高，無形中可能會增加一些建立管理體系的難度。
備注：22
HSE管理體系	GB/T19001-2000條款	SY/T6276-1997
條款	GB/T24001-2004條款	GB/T28001-2001條款
1.范圍	1.范圍	1.范圍	1.范圍  	1.范圍
2.引用標準	2.引用標準	2.引用標準	2.引用標準	2.規范性引用文件
3.術語和定義      	3.術語和定義      	3.定義	3.定義	3.術語和定義      
4.HSE管理體系	4.質量管理體系	4.2 HSE體系概要	4.環境管理體系要求	4.OHS管理體系要素
4.1總要求	4.1總要求	4.3 HSE管理體系的要求	4.1總要求	4.1總要求
4.2文件要求	4.2文件要求	5.3.7.1 HSE管理體系文件	4.4.4文件	4.4.4文件
4.2.1總則	4.2.1總則	5.3.7.1 HSE管理體系文件	4.4.4文件	4.4.4文件
4.2.2管理手冊	4.2.2質量手冊	5.3.7.1 HSE管理體系文件	4.4.4文件	4.4.4文件
4.2.3文件控制	4.2.3文件控制	5.3.7.2文件控制	4.4.5文件控制	4.4.5文件和資料控制
4.2.4記錄控制	4.2.4記錄控制	5.6.3記錄	4.5.4記錄	4.5.3記錄和記錄管理

各標準要素整合對照
備注：23
5.管理職責	5.管理職責			
5.1領導和承諾	5.1管理承諾	5.1領導和承諾		
5.2以顧客員工社
會為關注焦點	5.2以顧客為關注
焦點			
5.3 HSE方針	5.3質量方針	5.2方針和戰略目
標	4.2環境方針	4.2 OHS方針
5.4策劃	5.4策劃	5.5規劃（策劃）	4.3規劃（策劃）	4.3規劃（策劃）
5.4.1目標、指標
和方案	5.4.1質量目標	5.4.5具體目標和表
現準則5.4.6風險消
減措施	4.3.3目標、指標和
方案	4.3.3目標
4.3.4 OHS管理方
案
5.4.2管理體系策
劃	5.4.2質量管理體系策劃	5.5.1總則		
5.4.3風險識別、
評價與控制		5.4 評價與風險管
理
5.4.1危害和影響的
確定
5.4.3評價
5.4.4建立說明危害
和影響的文件	4.3.1環境因素	4.3.1對危險源辨
識、風險評價和
風險控制的策劃
5.4.4法律、法規
和其他要求	4.2.3文件控制	5.4.2建立判別準則	4.3.2法律、法規和
其他要求	4.3.2法規和其他
要求
備注：24
5.5職責、權限和
溝通	5.5職責、權限與
溝通			
5.5.1職責和權限	5.5.1職責與權限	5.3.1組織機構和職責	4.4.1資源、作用、
職責和權限	4.4.1結構和職責
5.5.2管理者代表	5.5.2管理者代表	5.3.2管理者代表	4.4.1資源、作用、
職責和權限	4.4.1結構和職責
5.5.3溝通和協商	5.5.3內部溝通	5.3.6信息交流	4.4.3信息交流	4.4.3協商和溝通
5.6管理評審	5.6管理評審	5.7.2管理評審	4.6管理評審	4.6管理評審
6.資源管理	6.資源管理			
6.1資源提供	6.1資源提供	5.3.3資源	4.4.1資源、作用、
職責和權限	
6.2人力資源	6.2人力資源	5.3.4能力	4.4.2能力、培訓和
意識	4.4.2培訓、意識
和能力
6.2人力資源	6.2.1總則	5.3.4能力	4.4.2能力、培訓和
意識	4.4.2培訓、意識
和能力
6.2人力資源	6.2.2能力、意識
和培訓	5.3.4能力	4.4.2能力、培訓和
意識	4.4.2培訓、意識
和能力
6.3基礎設施及其
完整性	6.3基礎設施	5.5.2設施的完整性	4.4.1資源、作用、
職責和權限	
6.4工作環境	6.4工作環境			
備注：25
7產品實現	7產品實現	5.6實施和監測指南	4.4實施和運行	4.4實施和運行
7.1產品和服務實
現的策劃	7.1產品實現的策
劃	5.6.1活動和任務	4.4.6運行控制	4.4.6運行控制
7.2與顧客員工社
會有關的過程	7.2與顧客有關的
過程	5.5.3程序和工作指
南	4.4.6運行控制	4.4.6運行控制
7.3設計和開發	7.3設計和開發			
7.4采購和供方	7.4采購	5.3.5承包方	4.4.6運行控制	4.4.6運行控制
7.5生產和服務提
供	7.5生產和服務提
供	5.5.3程序和工作指
南	4.4.6運行控制	4.4.6運行控制
7.5.1生產和服務提
供的控制	7.5.1生產和服務提供的控制	5.5.3程序和工作指
南	4.4.6運行控制	4.4.6運行控制
7.5.2生產和服務提
供過程的確認	7.5.2生產和服務
提供過程的確認	5.5.3程序和工作指
南	4.4.6運行控制	4.4.6運行控制
7.5.3標識和可追溯
性	7.5.3標識和可追
溯性			
7.5.4顧客財產	7.5.4顧客財產			
7.5.5產品防護	7.5.5產品防護			
7.5.6應急準備和響應		5.5.5應急反應計劃	4.4.7應急準備和響應	4.4.7應急準備和響應
7.5.7變更管理		5.5.4變更管理		
備注：26
7.6監視和測量裝置
的控制	7.6監視和測量裝置
的控制	5.6.2監測	4.5.1監視和測量	4.5.1績效測量和監視
8.測量、分析和改
進	8.測量、分析和改進	5.6實施和監測	4.5檢查和糾正措施	4.5檢查和糾正措施
8.1總則	8.1總則			
8.2監視和測量	8.2監視和測量			
8.2.1顧客滿意	8.2.1顧客滿意			
8.2.2內部審核	8.2.2內部審核	5.7.1審核	4.5.5內部審核	4.5.4審核
8.2.3過程的監視和
測量	8.2.3過程的監視和測
量			
8.2.4產品的監視和
測量	8.2.4產品監視和測量			
8.2.5績效的監視和
測量		5.6.2監測	4.5.1監視和測量	4.5.1績效測量和監視
8.2.6合規性評價		5.6.2監測	4.5.2合規性評價	4.5.1績效測量和監視
8.3不合格品控制	8.3不合格品控制			
8.4數據分析	8.4數據分析			
8.5改進	8.5改進			
8.5.1持續改進	8.5.1持續改進	5.6.4不符合和糾正措施	4.5.3不符合、糾正與
預防措施	4.5.2事故、事件、
不符合、糾正和預
防措施
8.5.2糾正措施	8.5.2糾正措施	5.6.4不符合和糾正措施	4.5.3不符合、糾正與
預防措施	4.5.2事故、事件、
不符合、糾正和預
防措施
8.5.3預防措施	8.5.3預防措施	5.6.4不符合和糾正措施	4.5.3不符合、糾正與
預防措施	4.5.2事故、事件、
不符合、糾正和預
防措施
8.5.4事故和事件		5.6.5事故報告		4.5.2事故、事件、
不符合、糾正和預
防措施
備注：27

06
備注：28
過程方法鼓勵組織要對其所有的過程有一個清晰的理解。為使體系有效運行，必須識別和管理許多相互關聯和相互作用的過程。通常，一個過程的輸出將直接成為下一個過程的輸入，過程應是增值的，不增值的過程是無意義的或非預期的。過程包含一個或多個將輸入轉化為輸出的活動，通常一個過程的輸出直接成為下一個過程的輸人，但有時多個過程之間形成比較復雜的過程網絡。
在應用過程方法時，必須對每個過程，特別是關鍵過程的要素進行識別和管理。這些要素包括輸入、輸出、活動、資源、管理和支持性過程。PDCA循環適用于所有過程，每一個過程都可通過PDCA循環實現過程的持續改進。
過程方法的目的是獲得持續改進的動態循環，并使組織的總體業績得到顯著的提高。過程方法是通過識別組織內的關鍵過程，并加以實施和管理，并不斷進行改進，達到使顧客、社會和員工滿意。
備注：29

相關概念
一組將輸入轉化為輸出的相互關聯或相互作用的活動。
注1：一個過程的輸入通常是其他過程的輸出。
注2：組織為了增值通常對過程進行策劃并使其在受控條件下運行。
注3：對形成產品是否合格不易或不能經濟的進行驗證的過程，通常稱之為“特殊過程”。

過程 (process)
備注：30
系統的識別和管理組織所應用的過程，特別是這些過程之間的相互作用，稱為“過程
方法”

相關概念
程序（procedure)
為進行某項活動或過程所規定的途徑。
注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。
注2：當程序形成文件時，通常稱為“書面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件可稱為“程序文件”。

過程方法
備注：31
過    程
“一組相互關聯或相互作用的活動”
“為進行某項活動或過程所規定的途徑”可形成文件，也可以不形成文件
程   序
輸  出 
（過程的結果）
產  品
輸  入
（包括資源）
監視和測量的機會
（在過程之前、中、后）
過程的有效性
取得預期結果的能力（ISO9000:2000的關注焦點）
過程的效率
取得的結果與所用資源之比（ISO9000:2000的關注焦點）

過程示意圖
備注：32

在企業內實施過程方法的必要性
1、是ISO9000:2000版標準的要求，是管理與世界接軌的要求。
2、是避免文件與實際工作兩張皮的一種有效手段。
3、是企業內有效的進行管理過程優化的基礎。在沒有進行過程識別的基礎上建立管理體系，每個管理過程和它們之間的相互關系是不明確的，往往難以找到進行管理優化的著手點。在這樣的情況下進行優化通常比較盲目。
4、是提高管理效率的一種好的方法。
5、是進一步提高管理水平的基礎。
備注：33

管理過程識別方法介紹
管理過程包括的要素（管理過程識別要做的工作）：

1
2
3
4
5
工作程序
過程的輸入，包括：人力資源、物力資源、程序得以運行的規則（或規定）。
過程的輸出，即過程策劃的結果。
監視或測量的方法。
與其他過程的關系。
備注：34

07
備注：35
HSE管理體系	程序文件	作業文件
4 HSE管理體系		
4.1總要求		
4.2 文件要求(標題)		
4.2.1總則		
4.2.2管理手冊		
4.2.3文件控制	文件控制程序	資料檔案管理規定
4.2.4記錄控制	記錄控制程序	
5管理職責		
5.1管理承諾		
5.2以顧客為關注焦點		
5.3質量方針		
備注：36
5.4策劃(標題)		
5.4.1目標、指標和方案	目標、指標管理方案控制程序	
5.4.2 HSE管理體系策劃		
5.4.3風險識別與評價	風險識別與評價控制程序	建設項目三同時管理辦法
5.4.4法律、法規和其他要
求	法律法規及其它要求控制程序	
5.5職責、權限與溝通(標題)		
5.5.1職責、權限		
5.5.2 管理者代表		
5.5.3協商和交流	信息交流與協商控制程序	
5.6管理評審	管理評審控制程序	
備注：37
6 資源管理		
6.1資源提供		物資采購管理規定
6.2人力資源	人力資源控制程序	干部考核管理辦法
專業技術人員考核辦法
員工培訓管理辦法
特種作業人員培訓管理辦法
6.3設施及其完整性	基礎設施與工作環境控制程序	設備管理規定
6.4工作環境	基礎設施與工作環境控制程序	設備管理規定
7 產品實現		
7.1產品實現的策劃	產品實現的策劃控制程序	
7.2與顧客、員工和社會有
關的過程		
7.3設計與開發(已刪減)		
7.4采購與供方	采購與供方控制程序	合同管理實施細則
7.4采購與供方	承包方控制程序	工程招標管理辦法
HSE許可證管理規定
油田工程項目管理辦法
備注：38
7.5生產和服務過程(標題)		
7.5.1生產和服務提供的控制
7.5.2生產和服務過程的確認	生產運行控制程序	生產計劃實施管理辦法
7.5.1生產和服務提供的控制
7.5.2生產和服務過程的確認	安全管理控制程序	動土安全管理規定
工業動火管理規定
臨時用電管理辦法
登高作業安全管理規定
有限空間作業安全管理規定
鍋爐、壓力容器安全管理規
定
7.5.1生產和服務提供的控制
7.5.2生產和服務過程的確認	消防管理控制程序	消防安全管理規定
消防器材監督管理規定
7.5.1生產和服務提供的控制
7.5.2生產和服務過程的確認	交通管理控制程序	交通安全管理規定
外雇車輛交通安全管理規定
7.5.1生產和服務提供的控制
7.5.2生產和服務過程的確認	職業健康控制程序	員工健康管理規定
勞動保護用品管理規定
員工醫療保險管理規定
7.5.1生產和服務提供的控制
7.5.2生產和服務過程的確認	環境保護控制程序	節約能源管理辦法
采出水處理與回注管理辦法
備注：39
7.5.3標識和可追溯性	標識和可追溯性控制程序	
7.5.4顧客財產		
7.5.5產品防護		
7.5.6應急準備和響應	應急準備和響應控制程序	應急預案
7.5.7變更管理		
7.6監視和測量裝置的控制	監視和測量裝置控制程序	
8測量、分析和改進		
8.1總則		
8.2監視和測量(標題)		
8.2.1顧客、員工和社會滿意		
8.2.2內部審核	內部審核控制程序	
備注：40
8.2.3過程的監視和測量	監視和測量控制程序 	安全檢查管理規定
8.2.4產品監視和測量	監視和測量控制程序 	安全生產監督管理規定
8.2.5績效監視和測量	監視和測量控制程序 	原油計量管理規定
8.2.5績效監視和測量	監視和測量控制程序 	環境監測管理辦法
8.3不合格品控制	不合格品控制程序	
8.4數據分析	數據分析控制程序	
8.5改進(標題)		
8.5.1持續改進	不符合、糾正與預防措施控制程序	
8.5.2糾正措施	不符合、糾正與預防措施控制程序	
8.5.3預防措施	不符合、糾正與預防措施控制程序	
8.5.4事故與事件	事故管理控制程序	違章與事故管理規定
環境污染事故管理辦法
備注：41

例：某企業的外部招聘程序
人事部經理根據需求向總經理提出申請報告，并填寫招聘申請表。
總經理審核通過后，由人事部經理安排登報宣傳，并附報名表。
人事部收集好報名人員的資料和簡歷后，進行篩選，將符合要求的形成名單。
將名單提供給用人部門，由用人部門安排筆試和操作考試，并將考試通過的人員名單報人事部經理，由人事部組織面試和心理測試，填報好考核記錄，按人員錄用程序錄用。
過程的描述方法

文字敘述法
備注：42

表格描述法
                      部門
活動	總經理	人事部	用人部門
提出申請報告		●	
審       批	●		
登報宣傳		●	
收集資料		●	
初步篩選		●	
組織考試			●
心理測試		●	
填報考核記錄		●	
例 ：外部招聘程序   責任部門：人事部   
備注：43

圖述法（一）外部招聘
提出申請報告
審       批
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筆試和考試
心理測試
填報考核記錄
備注：44
c:圖述法（二）
人事部經理
提出申請
填寫招聘表
總經理
審核
批準
人事部經理
登報
報名表
收資料
簡歷
篩選、提供
用人部門經理
筆試
操作考試
考核記錄
人事部經理
面試、心理測試
考核記錄

錄用程序
2
3
1

2
名單
 例：外部招聘程序  責任部門：人事部   
備注：45
人事部經理
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錄用程序
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名單
1
2
3
1
2
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面試、心理測試
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圖述法（二）
 例：外部招聘程序  責任部門：人事部   
備注：46

08
備注：47

這兩種方法研究的對象都與過程相關，都可采用PDCA循環方式；

兩者均著重于關注顧客和相關方，并通過識別組織內的關鍵過程，以及隨后對其展開的持續改進來增強顧客和相關方滿意；

目的都是為了促進過程和體系的改進以提高有效性和效率。
兩者的聯系在于
備注：48
過程方法側重于研究單個的過程，即過程的輸入、輸出、活動及所需的資源，以及該過程和其相關過程的關系；

系統方法側重于研究若干個過程乃至過程網絡組成的體系，以及體系運作如何有效地實現組織的目標。

顯然，過程方法是管理的系統方法的基礎，管理的系統方法是通過各個過程的有效運行從而將所有相關的過程構成一個有效的體系。

兩者的區別在于
備注：49

08
備注：50
寫你應做的，做你所寫的，記你所做的。
即：標準要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效、要有證據。
備注：51
組織應對其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規定，系統條理地制訂各項方針和程序；
所有文件應按統一規定的方法編輯成冊；
各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序；
各層次文件應涉及HSE管理體系一個邏輯上獨立的部分。

編寫體系文件的基本要求

01
系統性
備注：52
體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調；
體系文件之間應相互協調；
體系文件應與有關技術標準、規范相互協調；

02
法規性
體系文件應在總體上遵循HSE管理體系規范，以及國家或上級有關法規要求；
文件一旦批準實施，就必須認真執行；
文件修改只能按規定的程序進行。

03
協調性
備注：53
體系文件作為客觀證據（適用性證據和有效性證據）向管理者、向相關方、向第三方審核機構證實本組織HSE管理體系的運行情況；
對于審核來講，HSE管理體系文件可作為下列方面的客觀證據；

編寫體系文件的基本要求

04
見證性
備注：54
過程、環境因素、危險因素已被識別；
有關活動的程序已被確定并得到批準；
有關活動處于全面的監督檢查之中；
程序處于更改控制之中……
對一個組織，其HSE體系文件是唯一的；
通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現唯一的理解；
決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用；

編寫體系文件的基本要求

05
唯一性
備注：55
體系文件應根據組織規模、生產活動的具體性質采取不同的形式；
任何體系文件都應依據標準的要求和組織的實際；
體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應；
所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。

編寫體系文件的基本要求

06
適用性
備注：56

體系文件編寫的方式
先編寫程序文件，再開始手冊和基礎性文件的編寫，實質是從分析活動，確定活動程序開始，有利于標準的要求與組織實際緊密結合，也可縮短文件編寫時間。
（1）自上而下依次展開方式
按方針目標、管理手冊、程序文件、作業文件的順序編寫，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復修改。
（2）自下而上的編寫方式
按基礎文件、程序文件、管理手冊的順序編寫年，這適用于原管理基礎較好的組織，但如無總體設計方案指導易出現混亂。
（3）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式
備注：57

管理手冊編寫要求
手冊是政策性文件，應寫清楚承諾、方針和目標；
手冊應強調宣傳性，便于公眾接受，不側重于操作性；
手冊力求簡明，把主要控制環節描述清楚即可，不必寫得太冗長。
備注：58

編制（Q)HSE管理手冊的目的
描述的組織的承諾、方針目標、程序和要求，展示組織管理體系重點解決的問題；
向組織各級管理者展示組織管理的總框架；
明確各部門的職責與相互關系；
管理體系情況改變時，保證體系及要求的連續性；
向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑；
為審核管理體系提供文件依據；
提供改進的常規控制，促進管理活動；
對外介紹管理體系；
證明自身的管理體系符合合同中的相關規定。
備注：59

資料的收集與分析

需要收集的主要資料
組織機構現狀；
各部門職責和權限現狀(各部門確認的)；
各部門需要解決的工作接口問題和其他問題；
現有各種管理制度和作業程序以及各有關部門的執行情況的說明；
現有的各種技術標準、規范以及各部門執行情況的說明。
1

2
資料分析
評價現有機構及職能是否完善，列出需完善的職能清單；
評價工作接口現狀，列出需研究、了解、解決的工作接口問題的清單；
評價現有管理文件和作業文件的有效性，提出需增加、調整或作廢的文件方案。
備注：60

落實手冊編寫的工作組織
最高領導層有效介入，以便解決重大問題及跨部門的問題；
各部門領導應參加手冊的討論和審查，以便了解對本職工作的要求；
應有一個熟悉標準、熟悉組織實際、責任心強，文筆好的統稿人。
備注：61
（1）內封面：組織名稱、標題、編號、版次、控制號；
（2）批準頁：聲明手冊是HSE管理體系的綱領性和證實性是全體員工必須遵守的法則，是最高管理者批準發布實施的命令，含最高管理者簽字，批準發布日期和實施日期。
（3）范圍：應清楚表明手冊和體系文件的適用范圍和領域。包括組織的行政范圍、地理范圍和應用領域；
（4）目錄：應列出手冊各章、節的題目和頁碼，包括章、節、主要附錄等；
（5）組織概況：至少應涉及單位的名稱、地址及通訊方法。也可包括如生產經營、地理位置、主要背景、歷史和規模等。

管理手冊的結構與內容
備注：62
（6）手冊說明：涉及手冊本身的信息應包括：
現在發布或有效版本的編號，發布日期或有效期及相應內容；
簡述手冊確認和保持，明確內容的審核人和審核周期，更改和批準手冊的授權人，可包括換版的審定方法；
簡述標識、分發和控制程序，是內部使用，還是可以對外，是否含有機密內容；
負責手冊實施人員的批準簽字；
（7）術語和定義：手冊應盡量使用公用術語和定義，但需要時可根據本組織實際規定不同含義的詞，或對特定術語規定特定含義

管理手冊的結構與內容
備注：63
（8）方針和目標：明確提出組織的方針目標，明確方針目標的策劃、提出、評價、發布、分解實施與考核評審；
（9）組織機構、職責和權限：明確本組織內部機構設置(可給出組織機構圖)、各職能部門職責權限(可給出職責分配圖)、隸屬工作關系；
（10）體系要素描述：是對HSE管理體系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理體系管理程序的簡要描述，包括程序的適用范圍和內容，該程序的主管部門及相關部門的職責與任務，對該程序的控制及要求等；同時為程序文件提供了查詢途徑，即要附上相關程序文件編號和名稱。
（11）支持性資料附錄：該附錄可含有支持手冊的資料(包括程序文件一覽表、作業文件一覽表、記錄一覽表和手冊更改記錄表、HSE管理方案清單、重要危害與環境因素清單、在用法律法規標準目錄等)。

管理手冊的結構與內容
備注：64

手冊的批準、發布和控制

1
2
手冊發布前，手冊編寫責任人應對手冊的風格、內容、格式、職責與接口進行審查；各部門領導會簽，以確認手冊中規定的職責和權限、接口方式和活動原則；由最高管理者對其進行最終的審查，以保證清晰、準確、適用和結構合理。也可請預定使用者對手冊的可行性進行評定和評論，然后批準發行。
經批準的手冊內容發放的辦法應保證所有使用者都能適當使用，按序列號為接受者提供文本能保證合理發放和控制，管理部門應保證組織每個使用者都熟悉手冊中與其有關的內容。
備注：65

程序文件的作用和要求

程序文件是對那些產生健康、安全與環境影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊的支持性文件。
1

2
每一個程序文件都應包含HSE管理體系中的一個邏輯上獨立的內容，可能是標準的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相關要求的一組活動等。程序文件的數量、內容、格式和外觀由組織自行確定，程序文件一般不應涉及純技術性細節。
程序文件的有效實施才能體現HSE管理體系的功能，因此，程序文件的內容和要求要密切結合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于組織任務的復雜性，采用的工作方法、活動內容和對執行活動人員的水平、能力、技術與培訓所達到的程度。

3
程序文件實質是組織管理中科學的管理制度，是法規性文件，要強制執行，因此程序文件應有可操作性和可檢查性。

4
備注：66

5 W 1 H原則

What
做什么

Who
Where
When
Why
How
誰做，誰檢查評價
在哪里做
為什么做
什么時候做
怎么做，依據什么，用什么方法
備注：67

程序文件編寫前的準備
現行文件的收集與分析；
收集組織現行的各種組織標準、制度和規定等文件，其中很多具有“程序”性質，但也都有其不足之處，應該以HSE管理體系有效運行為前提，以程序文件的要求為尺度，對這些文件進行一次清理和分析，摘其有用、刪除無關，按程序文件內容及格式要求進行改寫。
職能完善和職責、權限的確定；
落實程序文件編寫的工作組織；
編制程序文件明細表。
備注：68

編制程序文件明細表
 一個組織程序文件的多少，每個程序的詳略、篇幅和內容都沒有定論，但在能夠控制的前提下，程序文件個數和每一個程序的篇幅越少越好；
每一個程序之間，要有必要的銜接，但要避免相同的內容在不同的程序之間有較大的重復。根據組織的HSE管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開，制定程序文件明細表，明確程序主管部門及相關部門的職責。
對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的程序文件，制定計劃逐步完成。
備注：69
本部門領導組織在本部門內部的審核修改；
征求程序中所涉及部門的意見；
編寫工作的組織部門(體系辦公室)審核修改；
高層領導統一審核修改；
各部門領導和專家對每一個文件進行討論修改；
上述過程是一個需多次反復的過程。

明確程序文件草稿的審核修改程序

備注：70

程序文件內容和格式
（1）目的和適用范圍：一般簡單說明開展這項活動的目的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導語：
為了……制定本程序。
本程序規定了……。
本程序適用于……。
（2）術語：指本程序中涉及到的并需說明的術語和名詞。
（3）職責：指明實施程序文件的主管部門及相關部門的職責權限、接口及相互關系。
文件編號和標題：程序文件應統一編號，以便于識別。標題應明確說明開展的活動及其特點。
備注：71
（4）程序內容：列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確輸入、轉換和輸出的內容；明確各項活動的接口關系、職責、協調措施；明確每個過程中各項因素由誰干，什么時間干，什么場合(地點)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達到的要求，需形成記錄和報告的內容；出現例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖。
（5）相關程序、文件和記錄：指出需引用的或與本程序相關的程序、文件和記錄。
報告和記錄格式：確定使用該程序時所產生的記錄和報告的格式，記錄的保存部門和期限，寫明記錄的編號和名稱。   
程序文件應得到本活動相關部門負責人同意和接受，以及相關方對接口關系的認可，經過審批、實施。
建議的格式：1 目的   2 范圍  3 職責  4 程序  5 相關文件 6 記錄

程序文件內容和格式
備注：72

程序文件的批準、發布和控制
（2）經批準的程序文件的發放辦法應保證所有使用者都能適當使用，按序號為接受者提供文本能保證合理發放和控制，管理部門應保證組織內每一個使用者都熟悉程序文件中與其有關的內容；
（1）程序文件發布前
統稿人應對程序文件的風格、內容、格式、職責與接口進行審查；
各部門領導會簽以確認程序文件中的職責、權限、接口方式和活動原則；
由最高管理者進行最終審查、批準發行；
在所有文件中標出批準的識別標記，加蓋“受控文件”標識。
備注：73

編制作業文件明細表
根據管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開，以及程序文件的制定，制定作業文件明細表，明確部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的管理作業文件，制定計劃在程序文件編制時或編制后逐步完成。由于各組織的規模、機構設置和生產實際不盡相同，則運行控制程序的多少、內容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業文件的多少也不盡相同。
備注：74

作業文件內容和格式
文件編號和標題：編號可以根據活動的層次進行編排，同一層次的作業文件應統一編號，以便于識別。標題應明確說明開展的活動及其特點；
報告和記錄格式：確定執行該作業文件時應產生的報告和記錄格式，記錄的保存部門和期限，寫明表格的編號和名稱。

作業文件必須操作性強，并得到本活動相關部門負責人的同意和接受以及有關部門對接口關系的認可，經過審批、實施。
備注：75

9
備注：76

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