整合型體系審核的有關問題探討

作者：馬驊　　評論：　更新日期：2009年09月15日

　為了提高企業在市場上的綜合競爭能力，樹立良好的形象，越來越多的企業都在積極建立綜合型管理體系。尋求“整合體系”認證，給認證機構帶來了新的機遇和挑戰。如何有效地實施整合型體系審核，目前，尚無統一標準和規定，將是我們亟待研討和解決的問題。

1 整合型體系建立的必要性和可行性

1．1 什么是整合型體系
　　ISO9000：2000標準將管理體系定義為：建立方針和目標并實現這些目標的體系。
　　質量管理體系、環境管理體系和職業安全健康管理體系都是管理體系的組成部分，故整合型體系可以理解為：組織按質量管理體系、環境管理體系和職業安全健康管理體系等標準要求建立方針、目標，并實現這些目標的統一的管理體系。
1．2 建立整合型體系的方式
　　組織可以按照兩個或更多個標準要求建立整合型體系，例如QMS+EMS／QMS十EMS十OSHMS……
1．3 建立整合型體系的必要性和可行性
　　ISO9001、ISO14001和OSHMS審核規范3個標準研究的對象和要達到的目的雖然不同，但3個標準又有許多要求是相似或相容的。這些要求的相似性使體系的整合變得可能，概括起來有以下幾方面：
　　(1)都遵循自愿采用的原則，不是強制性標準；
　　(2)都是采用過程方法建立體系，標準的結構相似；
　　(3)組織所確定的質量方針、環境方針、職業安全健康方針均與組織的經營宗旨相適應，都應體現遵守法律、法規承諾；
　　(4)都是按照PDCA循環的過程，達到使體系不斷改進和完善的目的；
　　(5)都要求建立文件化管理體系；
　　(6)都要求明確職責分工、形成文件，并在組織內溝通、傳達；
　　(7)都提出遵守法律、法規的要求；
　　(8)都要求任命管理者代表，由其負責體系的建立、實施和保持；
　　(9)都要求制定目標，并且其實現情況可測量；
　　(10)都要求為體系的運行配置充分的資源；
　　(11)都有能力、意識、培訓的要求；
　　(12)都有文件和記錄控制的要求；
　　(13)都強調信息的溝通和交流；
　　(14)都有3級監控機制的要求；
　　(15)都體現預防為主的思想等。
　　組織建立整合型體系，可以充分滿足顧客、員工、社會等所有相關方的需要和要求，提高綜合競爭能力，符合企業的意愿。相對于建立多個單一體系而言，整合型體系的建立可以減少企業工作量、提高效率、減少許多重復的勞動，避免體系文件之間、職責之間不協調、不一致、自相矛盾的問題。另外，還可以降低工作成本和審核成本，已發布的ISO19001：2002標準也為整合審核提供了指南。綜上所述，體系整合不僅可能，而且是必要的。

2 整合型體系審核重點關注的幾個問題

2．1 審核員在深刻理解標準要求的前提下，應抓住三個標準的主要差異
　　審核員在理解標準時，應特別注意3個標準的差異之處。只有找到差異，才能找好審核的切入點。主要差異有以下幾點：
　　(1)標準關注的對象和要達到的目的不同。ISO9001標準的關注對象是顧客，強調對顧客的質量承諾，達到滿足顧客要求和增進顧客滿意的目的；ISO14001標準的關注對象是相關方(特別是周邊社區居民、政府及社會等)，通過體系的有效運行，最終要達到不斷改善組織的環境績效，使相關方滿意的目的；OSHMS《審核規范》關注的對象是企業員工，強調對員工的職業安全健康承諾。通過體系的有效運行，不斷改善組織的安全生產條件和員工的職業健康狀況，達到使員工滿意的目的。
　　(2)審核中依據的主要法律、法規雖然有聯系，但也有明顯的區別。QMS—與產品質量形成有關的法律、法規、標準；EMS—與環境資源保護、防止污染相關的法律、法規、標準；OSHMS—與安全生產管理、職業健康有關的法律、法規、標準。
　　(3)審核思路有明顯不同。質量管理體系審核是以產品實現過程為主線展開，附加管理過程和支持過程審核；環境管理體系審核是以環境因素識別為主線展開審核；職業安全健康管理體系審核是以危險源辨識和控制為主線展開審核。
　　(4)職責分配不同。組織在進行職責分配時，應兼顧3個體系涉及的活動。
　　(5)資源配置側重點不同。質量管理體系資源分配應側重使產品質量符合要求；環境管理體系在資源配置上應考慮污染物能得到有效控制并達標排放，具有節能降耗的作用；職業安全健康管理體系資源配置應考慮安全生產條件滿足國家的法律、法規、標準要求，并能保證員工安全作業和職業健康。
　　(6)監測、測量內涵不同。
　　(7)管理評審輸入、輸出內容不同等。
2．2 做好充分的審核策劃和準備
　　整合型體系審核不是在審核內容和人員上的簡單疊加，審核策劃準備工作非常重要，要防止顧此失彼，使審核走過場。
2．2．1 選擇合適的審核組長，配置充分的審核資源
　　審核組長的最佳人選應是熟悉3個體系標準并具備組長條件的人員擔任，如果條件不具備可以選擇2～3名組長。組長在安排任務時，應考慮工作分配的合理性，協調統一，避免一個部門或人員多次接受審核，重復“串門”，組長之間要加強溝通。
　　審核組人員的配置要充分兼顧懂產品質量、環保和安全知識的人員。所謂懂產品生產技術，指有能力判定影響組織產品質量的關鍵活動、特殊過程，并清楚如何控制；懂環保知識，指能清楚了解該組織產品生命周期及相關活動中可能會產生環境影響的重要環境因素，并清楚如何減少、控制污染；懂職業安全健康知識，指能識別組織產品、生產和相關活動中可能產生的危險，并懂得如何控制，以減少和消除危險。任何人的知識都是有限的，在配置人力資源時，要注意各方力量均衡選擇，用人時應用其所長。
2．2．2 做好整合型體系文件的審查
　　常見的文件編寫方式，即一本管理手冊、一套程序。文審中，特別注意企業文件在滿足QMS標準要求上“嫁接”另外兩個體系標準要求，文件脈絡不清、對應關系混亂、缺乏系統性，甚至是錯誤的理解，出現體系“畸形”現象。
　　較好的文件編制方式，是在一本手冊中能整合的要求整合，不能整合的要求分段描述。
　　文件的質量管理部分，在滿足GB／T19001：2000標準要求的同時，注意相關文件的審閱，如工藝流程圖、產品標準、相關法規。文件的環境管理部分，審核其與GB／T24001：1996標準符合性的同時，還應審核：重要環境因素清單、目標、管理方案、工藝流程圖、廠區平面圖(了解區域、相關活動)，重要法律、法規，特別是水、氣、聲廢排放標準及達標情況，化學危險品管理等，充分利用環評結果。職業安全健康管理部分的文件審核，在滿足《審核規范》的符合性時，還應審閱：重要危險源清單、目標、管理方案、工藝流程圖、相關輔助活動、重要安全法規等，充分利用安評結果。
2．2．3 審核計劃的編制
　　EMS、OSHMS一般分兩個階段實施審核，QMS與EMS、OSHMS在二階段整合為宜。整合型體系審核，盡可能編制一份審核計劃，在每一個部門的審核兼顧ISO9001、ISO14001、OSHMS《審核規范》要求的內容，人員分工應合理，兼顧各方力量。一般情況下，對最高管理者、供應、銷售、貫標、財務等部門，可以安排具備多證資格審核員進行整合審核，車間、現場、鍋爐房、危險品庫房等專業性強的場所，安排審核員時應各有側重。
2．2．4 檢查表的編制
　　可以整合有共同或相似要求的要素，盡量整合編制檢查表，審核時既要考慮要求的共性，也要考慮不同標準要求的區別。審核內容應覆蓋相關要素的全部要求。
　　對于區別較大的要素或獨立部分，一般應分別編制檢查表，注意審核思路和問題切入點，突出專業特點。
2．2．5 加強審核前的培訓
　　組長認真組織審核前的專業培訓，對提高審核的有效性至關重要。培訓重點放在了解組織產品特性、重點控制環節、檢測項目以及組織產品、活動和輔助活動中產生的重要環境因素、重大危險源、具體控制方法、監測方式、遵守的法律、法規等。審核員應充分利用專業審核指導書和與審核相關的法律、法規，充分發揮技術專家、專業審核員的作用。
2．3 提高現場審核的有效性
2．3．1 搞清EMS、OSHMS第一、二階段審核的區別
　　EMS、OSHMS審核一般分兩個階段進行，第一階段的審核重點放在管理體系策劃的情況，涉及審核面廣，應包括：
　　● 進一步進行文審，并通過現場觀察組織環境因素或危險源識別的充分性，評定重要環境因素或重大危險源評價方法的合理性，重要環境因素或重大危險源界定的準確性，有無遺漏。
　　● 目標、指標的確定是否考慮了重要環境因素或重大危險源，相關方的一些要求，組織自身可選的技術方案，法律、法規要求，以往違法情況、事故、事件等。指標應可測量。
　　● 管理方案是為實現目標、指標而制定的，應有可操作性，包括資源投入、時間、職責分配的合理性。審核應特別注意搞清楚重大環境因素或重大危險源與目標、指標、管理方案運行控制之間的內在關系。
　　● 法律、法規識別的充分性。
　　● 職責權限是否明確，分配合理。
　　● 結合重要環境因素、重大危險源相應的運行控制程序的充分性。
　　● 監測、測量策劃情況，包括完整性、頻次、方法，特別注意守法情況監測。
　　● 組織自我完善機制的建立情況。
　　第二階段審核應把握審核深度，從重要環境因素或重大危險源入手，按過程展開，對某一過程審核應注意3個標準符合性證據收集的區別。
　　以噴涂過程審核為例，
　　QMS重點審核：
　　● 特殊過程的確認(人、機、料、法、環)；
　　● 人員是否經過培訓，掌握噴涂技術。
　　● 噴涂設備、烘烤設備的定期保養情況，噴槍不應阻塞，保證滿足工藝要求，設備能力的適宜性。
　　● 涂料是否過期。
　　● 噴涂控制、烘烤溫度、時間等的控制。
　　● 環境——不能有大量灰塵，防止噴涂后表面不平整。
　　EMS重點審核：
　　● 所使用的油漆是否為環保型(例如涂料用溶劑一般是苯系物)、貯存條件、防火措施。
　　● 在前處理過程中產生污水如何處理，是否有沉淀或其它處理方法以及沉淀物處理。
　　● 噴涂必須在固定封閉的噴涂間進行，有回收殘漆的裝置；回收廢漆的處理，作為有毒、有害物質是否100％能得到控制。
　　● 氣霧排入大氣，是否達標排放，煙囪高度是否符合要求。
　　OSHMS重點審核：
　　● 噴涂車間的安全衛生條件是否符合要求，與其它車間應有隔墻，噴涂操作距明火操作地點要求10m以外。
　　● 涂漆車間門向外開，為防火型材料，車間內通道寬度在1．2m以上。
　　● 涂漆工藝和設備盡可能機械化、自動化，加強密閉。
　　● 涂漆區域如有電氣設備，考慮整體防爆。
　　● 噴涂室為封閉或半密閉。
　　● 涂料管理：產品包裝應完好、標識清楚、有專用配漆室。
　　● 人員是否有個體防護措施等。
　　由此看出，QMS、EMS、OSHMS審核思路上是有明顯區別的。
2．3．2 充分利用法律、法規、規范、標準等
　　QMS、EMS、OSHMS標準都提出組織做出遵守法律、法規的承諾，組織如不能遵守基本的法律、法規就難以通過認證。
　　在這里，特別提出OSHMS審核，每個行業相關安全法規很多，《安全生產法》第十六條指出：“生產經營單位應具備本法和有關法律、行政法規和國家標準或者行業標準規定的安全生產條件；不具備安全生產條件的，不得從事生產經營活動。”這也充分說明了法律、法規在組織中的權威性。
　　審核員在審核中應特別重視法律、法規符合性的審核。要做好守法的審核，審核員自身必須要學好并用好法律、法規。
2．3．3 重視現場觀察、收集證據
　　無論是產品質量控制情況，重要環境因素、重大危險源能否得到有效控制，都需要審核員花大量時間進入現場觀察，與現場人員交談，應徹底走出單純在辦公室找記錄的誤區。
2．4 重視體系有效性評價
　　審核后應客觀、全面地對體系的有效性進行評價，包括文件化體系建立的符合性、適宜性，運行的有效性和薄弱環節，實現方針、目標的能力，領導意識、資源配置充分性，遵守法律與法規情況，相關方滿意程度，自我完善機制的建立情況等。
　　總之，整合型體系審核尚處在嘗試階段，望大家能共同探討，尋求更有效的做法。