1.目的

為了加強體系運行記錄的規(guī)范管理和有效的控制，保證記錄滿足可追溯性要求，為管理體系有效運行提供客觀證據(jù)。

2.適用范圍

適用于公司管理體系范圍內記錄的控制管理。

3.職責

3.1辦公室負責體系運行記錄控制的歸口管理；

3.2各部門負責本部門運行記錄的控制管理。

4.工作程序

4.1 記錄的控制范圍與分類

4.1.1 記錄包括：管理體系文件規(guī)定提供的記錄及其他記錄（包括電子存儲介質），也包括來自相關方的記錄。

4.1.2 記錄的分類包括：各種管理記錄、操作記錄、監(jiān)視測量記錄及電子記錄等。

4.2 記錄的填寫

4.2.1 按記錄設置內容逐項填寫，不得空項。某些項目不需要填寫時，必須用“/”明示。

4.2.2 填寫記錄時，一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫。填寫時字跡要清晰、整齊、能準確識別，填寫人員簽名時必須簽全名。

4.2.3 記錄的內容應完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料應準確、語言要簡練。

4.2.4 各種管理記錄、操作記錄、監(jiān)視和測量記錄等要及時填寫，不得后補、偽造。

4.2.5 記錄填寫完，原則上不允許任何部門或個人涂改，以確保其原始性、可追溯性，并為制定糾正措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實原有記錄不準確，可在原始記錄上采用“劃改”形式進行更改，但應保留原有記錄的可識別性。凡涂、貼、刮方式改動的記錄一律作廢。

4.3 記錄的管理

4.3.1 記錄的編號

根據(jù)《體系文件編寫導則》規(guī)定進行編號。

4.3.2 記錄的編制、修改

填寫“記錄表格編制/修改申請表”，附空白記錄表格，經(jīng)部門負責人批準后方可使用。

4.3.3 記錄的使用

各部門應建立本部門“文件/記錄清單”，并保存空白表格，當需要使用新版本記錄時應規(guī)定使用時間。

4.4 記錄的貯存、保管、處置

4.4.1 使用記錄原則上由使用部門自行保管，并分類明確，貯存在適宜環(huán)境中，防止變質、

損壞、丟失。

4.4.2 當人員發(fā)生變更時，做好交接工作。

4.4.3 各部門應收集整理有關記錄，建立記錄臺帳，要求保存期限在3年以上的，應按年

度移交辦公室保存；辦公室對移交的記錄，在移交清單上簽收，分類存放，建立管理臺帳。

4.4.4 各類記錄根據(jù)法規(guī)、合同、產品特點和工作需要確定保存期限，一般3-15年。具體保存期限由記錄形成部門規(guī)定并明示在文件清單上。

4.4.5 對超過保存期限且無查考價值的記錄可銷毀。對需處理的記錄，由部門負責人填寫記錄銷毀清單，經(jīng)分管副總批準后方可處理。銷毀時，必須二人在場，并在清單上簽名，清單應保存3年。

4.5 記錄的借閱

4.5.1 借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意后,方可借閱。若與借閱的記錄內容無直接關系的人員，無權借閱。借閱人員須填寫借閱記錄。

4.5.2 借閱人員應愛護記錄，不準在記錄上私自涂改或撕毀，保持記錄的完整和清潔，由各部門記錄管理人負責對借閱歸還的記錄進行檢查，檢查是否有拆頁、更改等情況發(fā)生，出現(xiàn)以上問題時，要追究借閱者的責任。

4.5.3 外部人員借閱記錄時，需經(jīng)記錄保存部門批準后方可辦理借閱手續(xù)。

5.相關文件和記錄

5.1 《文件控制程序》

5.2 《體系文件編寫導則》

5.3 文件/記錄清單

5.4 文件/記錄銷毀清單

5.5 文件/記錄借閱記錄